گزارش آگهی

چگونه مصاحبه کنیم؟ افرادی که مسئول مصاحبه کردن با نیرو‌های بخش‌های متفاوت هستند؛ باید نکاتی طلایی را درنظر بگیرند؛ چراکه استخدام یک نیروی ناکارآمد یا از دست دادن یک نیروی موثر، در هر صورت می‌تواند آسیب‌هایی جدی را بر پیکر سازمان وارد کنند. پس با دانستن اصول کلیدی می‌توانید نیرویی متخصص و حرفه‌ای را جذب کنید…

بسیاری از ما حداقل یک بار در زندگی مان در مصاحبۀ شغلی شرکت کرده‌ایم و معمولا صحبت‌ها در مورد نحوۀ شرکت در مصاحبۀ شغلی برای مصاحبه شونده است. اما تکلیف مصاحبه کننده چیست؟ کسی که آن طرف میز مصاحبه می‌نشیند باید چه کند؟ فرقی نمی‌کند قرار است برای اولین بار در مقام مصاحبه کننده پشت میز بنشینید یا اینکه سال هاست این کار را انجام می‌دهید، درهرصورت بهتر است همواره اطلاعات تان را در مورد تکنیک‌های استخدام و ارزیابی کاندیدا به روز کنید.

برگزاری یک مصاحبۀ شغلی، فرصتی حیاتی برای رسیدن به شناخت عمیق تری در مورد کاندیدای شغلی است و اجرای درست آن باعث می‌شود بتوانید تصمیم درستی در مورد استخدام افراد بگیرید و درنهایت، نیرو‌های ارزشمندی را استخدام کنید. اما مصاحبه شغلی موفق چه ویژگی‌هایی دارد؟ نکات جلسه مصاحبه کدام است؟

در این مطلب از "سیتاپ، سکوی ارتقای کسب وکارها"، هر آنچه باید در مورد نحوۀ برگزاری مصاحبه حرفه‌ای بدانید را برایتان خواهیم گفتم. همراه ما باشید.

چرا مصاحبه شغلی مهم است؟

مصاحبۀ شغلی موثر و موفق، شانس شما را برای استخدام نیرو‌های موثر و ارزشمند افزایش می‌دهد؛ یعنی انتخاب کاندیدایی که در آن موقعیت شغلی رشد کند و موفق شود. درمقابل، مصاحبۀ شغلی ضعیف و غیرحرفه‌ای می‌تواند به یک استخدام نامناسب منتهی شود؛ انتخاب فردی که عملکرد پایینی دارد، با تیم هماهنگ نمی‌شود، روحیۀ کارکنان را تضعیف می‌کند یا مرتکب خطا‌های اساسی و پرهزینه در محل کار می‌شود که اصلاح آن‌ها هزینه بر است. بله، واقعا اهمیت مصاحبه شغلی به همین اندازه بالا است!

توجه داشته باشید که پیش از ورود به جلسۀ مصاحبۀ شغلی، لازم است هدفتان را مشخص کنید. حتما در مرحلۀ مصاحبه، رزومۀ داوطلب را دیده‌اید و درکی کلی از سوابق و تجربه‌های او دارید. همچنین ممکن است داوطلب قبلا یک مصاحبۀ تلفنی اولیه را پشت سر گذاشته باشد. اما مصاحبۀ حضوری فرصتی برای انجام موارد زیر است:

• مهارت‌ها و دانش داوطلب را ارزیابی کنید.
• با طرح پرسش‌های هدفمند، اطلاعات را عمیق‌تر و دقیق‌تر بررسی کنید.
• دربارۀ اهداف، ارزش‌ها و علایق کاندیدا و ارتباطشان با این فرصت شغلی، شناخت بیشتری به دست آورید.
• اطلاعات بیشتری دربارۀ موقعیت شغلی در اختیار داوطلب قرار دهید.
• به داوطلب فرصت دهید سوالاتش را دربارۀ فرصت شغلی مورد نظرتان بپرسد.

چرا همۀ این‌ها اهمیت دارد؟ چون مصاحبه یکی از زمان برترین بخش‌های فرایند استخدام است؛ بنابراین ضروری است که هر مصاحبه، هم برای شما و هم برای داوطلب، ارزش زمان و انرژی صرف شده را داشته باشد.

مقایسه مصاحبه شغلی خوب و بد

چه چیزی مصاحبۀ شغلی خوب و بد را از یکدیگر متمایز می‌کند؟ از آنجا که هدف هر فرایند استخدامی، انتخاب بهترین فرد برای آن شغل یا سِمت است، یک مصاحبۀ شغلی خوب به دستیابی این هدف کمک می‌کند. درمقابل، مصاحبه‌های ضعیف اغلب بر ویژگی‌هایی متمرکز است که هیچ ارتباطی با موفقیت در شغل ندارند. برای مثال:

• دوست داشتنی بودن یا کاریزماتیک بودن کاندیدا
• ظاهر فیزیکی
• روابط و آشنایی‌های شخصی
• دانشگاه محل تحصیل
• شباهت‌های ذهنی یا شخصیتی با مصاحبه کننده

درنظرگرفتن این موارد، قضاوت مصاحبه کننده را مخدوش می‌کنند. در دهۀ ۱۹۹۰ میلادی، این طرز فکر رایج بود که "کسی را استخدام کن که دوست داری بعد از کار با او بروی یک فنجان نوشیدنی بنوشی"؛ اما امروز دیگر چنین دیدگاهی رایج نیست و هدف از مصاحبه، موفقیت سازمان است؛ نه ساختن ارتباطات دوستانه!

در جدول زیر از ویژگی‌های مصاحبه شغلی خوب و بد برایتان گفته‌ایم:

ویژگی‌های مصاحبه شغلی خوب ویژگی‌های مصاحبه شغلی بد

بر مهارت‌ها و شایستگی‌های مرتبط با شغل متمرکز است. بر شخصیت، ظاهر یا سایر نشانه‌های سطحی (و گمراه کننده) متمرکز است.

ساختار مصاحبه از قبل برنامه ریزی شده است. بدون برنامه ریزی قبلی انجام می‌شود.

از همه داوطلبان برای یک شغل مشخص سوالات یکسانی می‌پرسند. از داوطلبان مختلف برای یک شغل مشخص، مجموعه سوالات متفاوتی می‌پرسند.

هر سوال امتیاز مشخصی دارد. ارزیابی پاسخ‌ها براساس استاندارد مشخصی نیست.

سوالاتی مشخص و مرتبط با نقش شغلی مطرح می‌شود. سوالات، ارتباطی با شغل یا سازمان ندارند.

فضایی خوشایند و راحت برای داوطلبان ایجاد می‌شود. فضایی ترسناک، گیج کننده، پراسترس و مشوش ایجاد می‌شود.

فرصت طرح پرسش به کاندیدا داده می‌شود تا اطلاعات بیشتری درباره نقش و سازمان کسب کند. فرصتی برای پرسش به کاندیدا داده نمی‌شود.

سوالات مصاحبه، منظم، هدفمند و کارآمد است. سوالات، پراکنده، فی البداهه و ناکارآمد است.

تاثیر سوگیری بر مصاحبه‌های شغلی

وقتی صحبت از کاهش سوگیری در فرایند استخدام می‌شود، بدترین راهبرد این است که آن را نادیده بگیریم و تصور کنیم که می‌توانیم خودبه خود، بدون سوگیری وارد جلسۀ مصاحبۀ شغلی شویم. دهه‌ها پژوهش نشان داده است که انسان‌ها ذاتا مستعد سوگیری‌اند. این گرایش طبیعی که زمانی برای بقا ضروری بود، باعث می‌شود هنگام تصمیم گیری درباره دیگران، ازجمله در فرایند استخدام، کنار گذاشتن سوگیری دشوار شود.

سوگیری در جلسه مصاحبه شغلی هم پدیده‌ای نادر نیست. براساس داده‌های اخیر، ۲۷ درصد از داوطلبان اعلام کرده‌اند که در جریان یک مصاحبه شغلی با سوگیری مواجه شده‌اند.

هدف از مصاحبۀ شغلی، ارزیابی میزان موفقیت و اثرگذاری کاندیدا در سازمان است. در مرحلۀ مصاحبه، اثر هاله‌ای یا همان خطای هاله‌ای (Halo Effect) (ویژگی مثبت بر کل شخصیت و توانایی شخص سایه می‌اندازد) یا برعکس آن، اثر شاخ (Horn Effect) (ویژگی منفی بر کل شخصیت و توانایی شخص سایه می‌ندازد) شکل می‌گیرد.

این سوگیری‌ها باعث می‌شود برداشت اولیه (مثبت یا منفی) بر تمام تعاملات بعدی سایه بیندازد. برای مثال، اگر داوطلبی سابقه کار در شرکتی را داشته باشد که شما نگاه مثبتی به آن دارید، احتمالا به همان نکته مثبت می‌چسبید و سایر نشانه‌های هشداردهنده را نادیده می‌گیرید.

یکی از بهترین راه‌های اجتناب از سوگیری، آگاهی از آن است. وقتی یاد بگیرید چگونه سوگیری‌ها را سریع شناسایی کنید، بهتر می‌توانید اثر آن‌ها را کاهش دهید و تاثیرشان را بر تصمیم‌های استخدامی خود به حداقل برسانید.

انواع سوالات مصاحبه شغلی

در یک مصاحبۀ شغلی موفق، انواع پرسش‌های مصاحبه مطرح می‌شود تا ارزیابی کاندیدا به شیوه‌ای استاندارد صورت بگیرد. در ادامه برایتان گفته‌ایم در یک مصاحبۀ استخدام حرفه‌ای باید چه سوالاتی را مطرح کنید.

۱. سوالات رفتاری در مصاحبه شغلی

سوالات رفتاری بر نحوۀ مواجهۀ داوطلب با موقعیت‌هایی در گذشته تمرکز دارد. درواقع، هدف از طرح سوالات رفتاری در مصاحبۀ شغلی، بررسی این مسئله است که فرد، پیش‌تر چگونه با مسائل برخورد کرده است و تجربه‌های شغلی او چگونه به سازمان شما کمک می‌کند. برای مثال:

• از زمانی بگویید که مجبور شدید پیش قدم شوید و مهارت‌های رهبری تان را نشان دهید. از آن تجربه چه چیزی یاد گرفتید؟
• بیایید دربارۀ زمانی صحبت کنیم که برای خودتان هدفی تعیین کردید. برای اطمینان از رسیدن به آن هدف چه کار‌هایی انجام دادید؟

۲. سوالات موقعیتی در مصاحبه شغلی

سوالات موقعیتی بر نحوۀ برخورد داوطلب با یک موقعیت فرضی تمرکز دارد. این نوع سوال‌ها با نگاه به آینده مطرح می‌شوند و به شما نشان می‌دهند که داوطلب چگونه با چالش‌های رایج در نقش شغلی جدید خود برخورد خواهد کرد. برای مثال:

• اگر با مشکلی روبه رو شوید که قادر به حل آن نباشید، چه کاری انجام می‌دهید؟
• اگر در مورد نحوۀ پیشبرد یک پروژه با همکارتان اختلاف نظر داشته باشید، چگونه آن موقعیت را مدیریت می‌کنید؟

۳. سوالات موردی در مصاحبه شغلی

سوالات موردی در مصاحبه شغلی برای ارزیابی توانایی داوطلب در تحلیل و حل مسائل طراحی شده‌اند. در این نوع مصاحبه، یک سناریو به داوطلب ارائه می‌شود و از او خواسته می‌شود راه حلی را پیشنهاد دهد. این نوع سوالات بیشتر برای نقش‌های استراتژیک مانند مشاوران یا موقعیت‌های مدیریتی ارشد مطرح می‌شود. برای مثال:

• یک محصول جدید پیشنهاد دهید که بتوانیم به سبد محصولات خود اضافه کنیم. این محصول چیست و چرا یک نوآوری قابل قبول و سودآور برای کسب وکار ما محسوب می‌شود؟

۴. ارزیابی‌های فنی در مصاحبه شغلی

ارزیابی فنی برای سنجش مهارت‌های سخت و توانمندی‌های تخصصی موردنیاز برای موفقیت در یک نقش شغلی طراحی می‌شود. این نوع ارزیابی، عمق دانش داوطلب و توانایی کاندیدا را در تفکر و تصمیم گیری تحت فشار بررسی می‌کند.

نکاتی برای برگزاری مصاحبه شغلی آنلاین

در عصر ارتباطات و فناوری، مصاحبه‌های شغلی لزوما حضوری نیستند، بلکه میزان برگزاری جلسات آنلاین مصاحبه شغلی بسیار زیاد شده است. برگزاری جلسات آنلاین مصاحبه نیز آداب و اصولی دارد:

• ایمیلی در مورد نحوۀ برگزاری جلسه ارسال کنید و در طول آن در مورد پلتفرم برگزاری، زمان دقیق جلسه و افراد حاضر در آن بگویید.
• مصاحبه را در اتاق یا دفتری برگزار کنید که بتوانید درِ آن را ببندید تا از وقفه‌ها و مزاحمت‌ها جلوگیری شود.
• نوتیفیکیشن‌ها را طی جلسه خاموش کنید.
• مطمئن شوید کادر تصویر شما مناسب و نور محیط کافی است.
• کیفیت صدای خود را بررسی کنید و در صورت امکان، پیش از مصاحبه با یکی از همکاران یا کارکنان تمرین داشته باشید تا تجربه کلی مصاحبه را آزمایش کنید.

سخن آخر

یک مصاحبه شغلی موفق اتفاقی رخ نمی‌دهد. به عنوان مصاحبه کننده، شما باید پیش از مصاحبه با دقت رزومه کاندیدا را بررسی و سوالات را از قبل یادداشت کنید. در طول مصاحبه، نمایی کلی از شرکت و موقعیت شغلی ارائه دهید و سپس با طرح سوالات مناسب، میزان تناسب داوطلب با این نقش را به خوبی ارزیابی کنید. در پایان مصاحبه، داوطلب را از مراحل بعدی و بازه زمانی تصمیم گیری مطلع سازید و در اولین زمان مناسب، یادداشت‌های خود را جمع بندی کنید، یعنی دقیقا همان زمانی که ارزیابی شما هنوز تازه و دقیق است!

پس دریافتید که چقدر دانش مصاحبه کردن می‌تواند در جذب نیروی کارآمد و ناکارآمد مهم باشد! سیتاپ، پیشرو در مشاورۀ اصولی و راهبردی، در کنار شماست که بهترین مشاوره را برای این بخش مهم به سازمان شما بدهد. کافی است با ما تماس بگیرید و ساختار سازمان خود را در حرفه‌ای‌ترین حالت ممکن بسازید.