روابط عمومی هوشمند یک پروسه است، نه یک محصول

محمد شیخانی، مدیر روابط عمومی شورای اسلامی شهر مشهد مقدس

کد خبر: ۱۰۶۹۲۱

تاریخ : ۱۰ ارديبهشت ۱۴۰۱ - ۱۸:۳۲

نوشته

یکی از شعارهایی که در روابط عمومی دوره ششم شورای اسلامی شهر مشهد مطرح شده، حرکت در مسیر روابط عمومی هوشمند است و بر این اساس تلاش شده تا کارکرد و وظایف روابط عمومی هوشمند را مشخص کرده و دورنمایی از فعالیت‌های خود ترسیم نماید.

روابط عمومی هوشمند تنها یک نتیجه، محصول و خروجی نیست بلکه یک پروسه است که در آن یک سلسله اتفاق‌ها، رخدادها و جریان‌ها دنبال می‌شود.

اگر اهمیت فرآیند اطلاع یابی بیشتر از فرآیند اطلاع رسانی نباشد، کمتر نیست؛ عده‌ای روابط عمومی را صرفا در حوزه اطلاع رسانی محدود می‌کنند یعنی اقدامات، رخدادها و فعالیت‌هایی که نهاد ذی ربط انجام می‌دهد را به جامع مخاطبین اطلاع رسانی می‌کنند؛ این اقدام شرطی لازم برای روابط عمومی است، اما کافی نیست.

پروسه تبدیل داده به خروجی در روابط عمومی هوشمند

آن چه که بیشتر مد نظر روابط عمومی هوشمند است، فرآیند اطلاع یابی بوده؛ در این فرآیند کانال‌هایی پیش‌بینی کردیم که از طریق آن درخواست و جریان مطالبات مردمی به عنوان داده اصلی در مجموعه فعالیت‌های روابط عمومی قرار گیرد.

شبکه‌های اجتماعی یکی از بسترهای اطلاع رسانی است، ما از این ظرفیت تنها و صرفا برای اطلاع رسانی استفاده نمی‌کنیم، بلکه با بهره‌گیری از این بستر، به صورت مداوم نیازها و مطالبات مردمی را پیگیری می‌کنیم و سپس داده‌ها را در اختیار کمیته‌های نظارتی و اعضای شورای شهر قرار داده و سعی می‌کنیم آن را تبدیل به خروجی و نهاده کنیم.

سلسله رخداد سازی در حوزه روابط عمومی هوشمند نیز در روابط عمومی شورای اسلامی شهر مشهد پیش بینی شده است؛ یکی از مهم ترین راهکارهای اطلاع یابی از درخواست‌های مردمی، برپایی نشست‌های مردمی تحت عنوان «پای حرف مردم» است در مساجد سطح شهر با محوریت مردم پیگیری می‌شود.

فاز نخست این سلسه نشست‌ها در قالب 7 جلسه برگزار شده است و فاز دوم آن پس از ماه مبارک رمضان اجرایی می‌گردد؛ این مراسم با محوریت مساجد حاشیه شهر با حضور اعضای شورای شهر برگزار می‌گردد و در فرآیند اطلاع یابی، پیگیری و حل معضلات مردمی را تعریف کرده‌ایم.

نکته سومی که در پروسه روابط عمومی هوشمند تعریف کردیم، راه اندازی«الو شورا» است که به صورت ویژه به مطالبات پاسخگویی می‌کند؛ بر این اصل معتقدیم یکی از کارکردهای شورای اسلامی شهر و پارلمان محلی، اطلاع یابی از معضلات مردمی و تلاش برای حل آن‌هاست؛ پروژه «الو شورا» با رویکرد تبدیل داده به نهاده آغاز گردیده و تلاش است مسائل و دغدغه‌ها بلافاصله با پیگیری تبدیل به خروجی کنیم.

بر این اندیشه هستیم که اگر جمعی از معضلات خرد و کوچک مردم را در طول یک بازه زمانی کوتاه برطرف کنیم، رضایت اجتماعی برای مدیریت شهری ایجاد می‌شود که می‌تواند در نهایت منجر به تبدیل به سرمایه اجتماعی شود.

روابط عمومی هوشمند درصدد ایجاد سرمایه اجتماعی برای سازمان و نهاد متبوع است، این در عین حالی است که مهم‌ترین سرمایه اجتماعی برای هر سازمان، رضایت مردمی و ارباب رجوع است.

با توجه به اینکه طیف کثیری از مردم با مدیریت شهری در ارتباط هستند، دامنه درخواست‌ها به همین میزان زیاد است؛ این در عین حالی است که بخش زیادی از این درخواست‌ها محلی و خرد است، که اگر مرتفع گردد، سرمایه اجتماعی برای مدیریت شهری فراهم می‌آورد.

هوشمند سازی با فرآیند الکترونیک سازی متفاوت است، زمانی که از روابط عمومی هوشمند سخن می‌گوییم، نگاه به سمت شبکه‌های اجتماعی معطوف می‌شود، ولی ما منظورمان لزوما تحقق این مهم نیست؛ بخش عمده فعالیت‌های ما در شبکه اجتماعی انجام می‌شود ولی اطلاع یابی را به اندازه اطلاع رسانی مهم می‌دانیم.

در گام چهارم، با توجه به شرایط اجتماعی و حجم اخباری که با آن مواجه هستیم، بسته‌های «خبر خوب» تهیه شده است و بر عقیده هستیم که با اخبار کوتاه و مفید اقدامی در جهت انتقال حال خوب به مردم داشته باشیم و خروجی و عملکرد مثبت شورای شهر که ممکن است از منظر همشهریان دور بماند را، اطلاع رسانی کنیم.

در گام پنجم، پروژه دیگری که در روابط عمومی هوشمند دنبال می‌شود «کارخانه تولید محتوا» با هدف حرکت در حوزه اطلاع رسانی است؛ در این بستر فراهم آمده، اقدام به اطلاع یابی در مورد اخبار مورد ابهام و مثبت کرده‌ایم و درصددیم که در خروجی محتوا، مسائل را ضمن پیگیری، تعیین تکلیف و مرتفع نماییم.

ایجاد «پیوست هنری» گام ششم بوده که در بستر روابط عمومی هوشمند شورای اسلامی شهر مشهد صورت پذیرفته است؛ در روابط عمومی شاهد تفاوت میان پیوست هنری و پیوست رسانه‌ای هستیم، این گفته بدان معناست که در پیوست رسانه‌ای به صورت مستقیم به سراغ مباحث رفته و موضع را با مخاطب در میان گذاشته می‌شود ولی در پیوست هنری مباحث به صورت نرم خبر تعریف شده است، چرا که مردم با ابزار هنر ارتباط بهتری می‌گیرند.

در این راستا اقدامات حوزه مدیریت شهری و شورای شهر را با استفاده از پیوست هنری و مدیا، انجام داده‌ایم این نمونه آن تهیه مستندهای کوتاه پیرامون «بازار فرش»، «نامگذاری معابر بنام شهدا»، «برای بچه‌های رازی» و «راست گرد خیابان طبرسی» است.

«تلویزیون شورا» در گام هفتم نیز پروژه دیگری در مجموعه روابط عمومی شورای اسلامی شهر مشهد بود که در آن گفت‌و‌گوی تصویری و چهره به چهره با نمایندگان مردم در شورای اسلامی شهر صورت پذیرفته و مسائل و دغدغه‌های شهری و مباحث مطرح شده در کمیسیون‌ها و جلسات کاری به اطلاع همشهریان می‌رسد.

برگزاری «نشست‎های مجازی» در بستر اینستاگرام شورای اسلامی شهر مشهد، با حضور اعضای شورای اسلامی شهر مشهد و پاسخ به سوالات مردمی در قالب گام هشتم دسته بندی می‌شود؛ در این راستا اطلاع رسانی نسبت به حضور و پاسخگویی عضو در صفحه اینستاگرامی شورای شهر مشهد صورت پذیرفته و همشهریان می‌توانند ضمن مطرح نمودن سوالات خود، پاسخ دغدغه‌ها و مباحث مطرح شده را همزمان در لایو دریافت نمایند.

وب‌سایت شورای اسلامی شهر مشهد به عنوان مرجع اطلاع رسانی و اطلاع یابی، اقدام به تهیه و انتشار اخبار، پوشش خبری رویدادها و برنامه‌های اعضای شورای اسلامی شهر می‌کند و همچنین با اعلام مصوبات مطرح شده در صحن علنی شورای شهر به همشهریان، اخبار و گزارش‌های دریافتی به بدنه اجتماعی شهر و اهالی رسانه، منتقل می‌گردد.

شورای اسلامی شهر مشهد در شبکه‌های اجتماعی تلگرام، اینستاگرام، توئیتر و کلاب هاوس فعال بوده و در تلاشیم تا از ظرفیت چند بستر دیگر برای اطلاع رسانی و اطلاع یابی به صورت توامان استفاده نماییم.

با رعایت پیوست هنری در روابط عمومی شورای اسلامی شهر مشهد، صحن علنی در مناسبت‌های مختلف ملی، تاریخی و مذهبی به بستری برای فضا سازی‌های هنری مبدل می‌شد.

برگزاری سلسله وبینار و نشست‌های تخصصی نخبگانی از خرداد ماه سال جاری به همت روابط عمومی شورای اسلامی شهر مشهد، راه اندازی صفحه اینستاگرام «جهانشهر» با انتشار توئیت‌های فعالان مجازی مشهد و مبدل ساختن آن به پاتوق فعالین توئیتری، انتشار فعالیت‌های حوزه مدیریت شهری و شورای اجتماعی محلات در صفحه اینستاگرامی «شورای من»، حضور در دفاتر رسانه‌ها، اطلاع رسانی و پوشش ملاقات‌های مردمی اعضای شورای اسلامی شهر مشهد و بستر سازی برای حضور همشهریان در صحن علنی شورای اسلامی شهر مشهد از دیگر اقداماتی است که در دستور کار قرار داده‌ایم.

این اقدامات به همت و همراهی همکاران فعال در مجموعه روابط عمومی شورای اسلامی شهر مشهد صورت می‌پذیرد که زحمات بی دریغ آن‌ها قابل تقدیر و ستایش است