چک‌ لیست دقیق ترجمه مدرک تحصیلی برای پذیرش موفق

برای دریافت پذیرش از دانشگاه‌های خارجی یا اقدام برای ویزای تحصیلی، صرف داشتن اصل مدارک دانشگاهی کافی نیست.

کد خبر: ۴۲۶۶۶۳

تاریخ : ۰۹ تير ۱۴۰۵ - ۱۹:۵۶

نوشته

گزارش آگهی

برای دریافت پذیرش از دانشگاه‌های خارجی یا اقدام برای ویزای تحصیلی، صرف داشتن اصل مدارک دانشگاهی کافی نیست. در اغلب موارد، دانشگاه مقصد یا سفارت از شما نسخه‌ای می‌خواهد که به‌صورت رسمی ترجمه شده باشد تا بتواند محتوای آن را از نظر حقوقی و آموزشی بررسی کند. بنابراین، آشنایی با مفهوم ترجمه رسمی و تشخیص مدارکی که باید ترجمه شوند، اولین قدم برای آماده‌سازی پرونده مهاجرت یا ادامه تحصیل است.

ترجمه رسمی مدارک تحصیلی چیست و چه مدارکی شامل آن می‌شود؟

ترجمه رسمی، ترجمه‌ای است که توسط مترجم رسمی انجام می‌شود و با مهر و امضای دارالترجمه رسمی اعتبار پیدا می‌کند. این نوع ترجمه برای ارائه به دانشگاه‌ها، سفارت‌ها، سازمان‌های مهاجرتی و سایر نهادهای خارجی تهیه می‌شود و با ترجمه عادی که صرفاً برای درک متن انجام می‌شود، تفاوت دارد.

مهم‌ترین تفاوت ترجمه رسمی با ترجمه غیررسمی در اعتبار آن است. ترجمه غیررسمی احتمال دارد از نظر زبانی صحیح باشد، اما معمولاً برای فرآیندهایی مانند اخذ ویزای تحصیلی یا پذیرش دانشگاه قابل استناد نیست. در مقابل، ترجمه رسمی مطابق ضوابط قانونی انجام می‌شود و هنگام نیاز می‌تواند مراحل تأیید توسط مراجع مربوط را نیز طی کند.

مدارکی که معمولا پیش‌شرط ترجمه رسمی دارند

بسته به دانشگاه یا کشور مقصد، گاهی اوقات لازم می باشد برخی یا همه مدارک تحصیلی خود را ترجمه کنید. رایج‌ترین این مدارک عبارت‌اند از:

دانشنامه یا مدرک فارغ‌التحصیلی

ریزنمرات دانشگاهی

گواهی موقت پایان تحصیل

گواهی اشتغال به تحصیل (به شرط دانشجو بودن)

گواهی‌های آموزشی صادر شده توسط موسسات یا آکادمی‌های معتبر، در صورت پذیرش توسط مقصد

در بسیاری از پرونده‌های اپلای، ارائه دانشنامه به‌تنهایی کافی نیست و دپارتمان پذیرش ریزنمرات را نیز برای ارزیابی سوابق آموزشی درخواست می‌کند. از این رو، بهتر است پیش از شروع ترجمه، فهرست مدارک مورد نیاز دانشگاه یا مراجع بین‌المللی را بررسی کنید.

تفاوت مدارک مورد نیاز برای ترجمه در کشورهای مختلف

همه مدارک در همه کشورها شرایط یکسانی ندارند. برخی دانشگاه‌ها علاوه بر مدارک اصلی، سرفصل دروس، گواهی رتبه، یا مدارک تکمیلی را نیز درخواست می‌کنند، در حالی که دانشگاه‌های دیگر فقط دانشنامه و ریزنمرات را کافی می‌دانند.

همچنین اگر مدرک شما توسط نهادهایی مانند وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی یا دانشگاه آزاد اسلامی صادر شده باشد، احتمال دارد با توجه به الزامات مقصد، شرایط متفاوتی برای پذیرش یا تأیید آن وجود داشته باشد. بنابراین، تصمیم درباره اینکه چه مدارکی باید ترجمه شوند، بهتر است بر اساس دستورالعمل دانشگاه یا سفارت مقصد گرفته شود، نه صرفاً بر اساس تجربه سایر متقاضیان.

تفاوت ترجمه رسمی با ترجمه غیررسمی

گاهی تصور می‌شود اگر متن یک مدرک به زبان انگلیسی ترجمه شود، برای ارسال به دانشگاه کافی خواهد بود؛ اما در عمل، بسیاری از مراکز آموزشی و سفارت‌ها فقط ترجمه‌ای را می‌پذیرند که توسط دارالترجمه رسمی انجام شده باشد.

در مقابل، اگر دانشگاه پذیرنده صرفاً برای بررسی اولیه مدارک نسخه ترجمه‌شده را بخواهد، ممکن است در برخی موارد ترجمه غیررسمی را نیز بپذیرد. با توجه به این حساسیت، بررسی شرایط پذیرش هر دانشگاه یا سفارت قبل از سفارش ترجمه، از صرف هزینه و زمان اضافی جلوگیری می‌کند.

در نهایت، معیار اصلی این نیست که «همه مدارک را ترجمه کنید»، بلکه باید مشخص شود مقصد مورد نظر دقیقاً چه مدارکی را با چه سطحی از اعتبار درخواست کرده است. این رویکرد باعث می‌شود پرونده شما کامل‌تر باشد و احتمال نیاز به ترجمه مجدد یا ارسال مدارک تکمیلی کاهش پیدا کند.

مراحل ترجمه رسمی مدارک تحصیلی

پس از اینکه مشخص کردید کدام مدارک برای دانشگاه یا سفارت مقصد لازم هستند، نوبت به آغاز فرآیند ترجمه رسمی می‌رسد. آشنایی با مراحل این فرآیند باعث می‌شود مدارک را بدون نقص آماده کنید و از تاخیر در ارسال پرونده جلوگیری شود.

مدارک مورد نیاز برای ثبت درخواست

پیش از مراجعه به دارالترجمه، بهتر است مدارک خود را بررسی کنید تا همه اطلاعات موردنیاز در دسترس باشد. معمولاً برای ثبت درخواست ترجمه رسمی به این موارد نیاز خواهید داشت:

اصل مدرک تحصیلی یا گواهی موقت

اصل ریزنمرات (اگر نیاز دانشگاه یا سفارت باشد)

گذرنامه برای تطبیق صحیح نام و نام خانوادگی به زبان انگلیسی یا زبان مقصد

در برخی موارد، مدارک هویتی یا مستندات تکمیلی

یکی از خطا های متداول، ثبت سفارش بدون توجه به اطلاعات گذرنامه است. اگر نحوه نگارش نام در ترجمه با گذرنامه یکسان نباشد، دور از انتظار نیست که در مراحل بررسی پرونده با مشکل مواجه شوید.

فرآیند ترجمه و تاییدات احتمالی

پس از دریافت مدارک، دارالترجمه رسمی متن مدارک را مطابق ضوابط ترجمه و بررسی می‌کند. پس از کنترل نهایی، ترجمه با مهر و امضای مترجم رسمی آماده تحویل می‌شود.

در برخی پرونده‌ها، همین مرحله برای نهادهای ارزیاب کافی است؛ اما بعضی سفارت‌ها یا سازمان‌های مهاجرتی علاوه بر ترجمه رسمی، تایید مراجع قانونی را نیز درخواست می‌کنند. در این موارد، مدارک باید به تایید مراجع ذی‌ربط مانند دادگستری یا وزارت امور خارجه برسند.

به همین دلیل، پیش از ثبت سفارش باید چک‌لیست سفارت را بررسی کنید؛ زیرا کیفیت و دقت در فرآیند ترجمه مدرک تحصیلی، مستقیما روی تایید یا ریجکت شدن پرونده شما توسط افسر مهاجرت تاثیر می‌گذارد.

نکته مهم این است که همه کشورها و دانشگاه‌ها الزام یکسانی ندارند؛ بنابراین دریافت تاییدات اضافی زمانی ارزش دارد که مقصد واقعاً آن را درخواست کرده باشد.

مدت زمان انجام ترجمه و عوامل مؤثر بر آن

زمان آماده شدن ترجمه به عوامل مختلفی بستگی دارد و نمی‌توان برای همه پرونده‌ها یک بازه زمانی ثابت در نظر گرفت. با این حال، به طور معمول فرآیند ترجمه بین ۳ تا ۷ روز کاری زمان می‌برد، اما دریافت تاییدیه‌های دادگستری و امور خارجه می‌تواند این بازه را چند روز افزایش دهد. مهم‌ترین عوامل تأثیرگذار در این روند عبارت‌اند از:

تعداد مدارک و صفحات

زبان ترجمه

انجام مراحل قانونی

زمان لازم برای بررسی و کنترل نهایی مدارک

برای متقاضیانی که مهلت مشخصی (ددلاین) جهت ارسال درخواست پذیرش به دانشگاه یا تعیین وقت سفارت دارند، آغاز زودهنگام این فرآیند اهمیت بالایی دارد. از آنجا که اخذ تاییدیه‌های قانونی پروسه‌ای مجزا و زمان‌بر است، موکول کردن سفارش به روزهای پایانی، ریسک از دست رفتن زمان را به همراه خواهد داشت.

با آماده کردن کامل مدارک، تطبیق دقیق اطلاعات با گذرنامه و اطلاع از الزامات مراجع بین‌المللیِ مقصد، می‌توان بخش قابل توجهی از تاخیرهای رایج را حذف کرد و فرآیند ترجمه رسمی را با اطمینان بیشتری پیش برد.

هزینه ترجمه رسمی مدارک تحصیلی و عوامل مؤثر بر آن

برآورد دقیق هزینه‌ها به شما کمک می‌کند تا بودجه پرونده مهاجرتی خود را بهتر مدیریت کنید و از پرداخت مبالغ غیر ضروری جلوگیری نمایید. مبنای اصلی محاسبه قیمت‌ها، نرخ‌نامه مصوب و سالانه اداره کل اسناد و امور مترجمان رسمی (قوه قضاییه) است؛ اما مبلغ نهایی تنها بر اساس تعداد صفحات تعیین نمی‌شود.

مهم‌ترین عواملی که فاکتور نهایی شما را تغییر می‌دهند عبارت‌اند از:

نوع مدرک: تعرفه ترجمه دانشنامه، ریز نمرات و گواهی‌های موقت با یکدیگر متفاوت است.

زبان مقصد: ترجمه به زبان‌های غیرانگلیسی معمولاً هزینه بالاتری دارد.

نسخه‌های اضافی: اگر مراجع پذیرنده چند نسخه از ترجمه را درخواست کنند، صدور نسخه‌های مازاد مشمول هزینه مجزا می‌شود.

خدمات جانبی: هزینه دریافت مهر دادگستری و وزارت امور خارجه، جدا از دستمزد ترجمه محاسبه می‌شود.

بنابراین، دو پرونده با حجم مدارک یکسان (یکی با نیاز به مهرهای مراجع رسمی و دیگری بدون آن) هزینه‌های کاملاً متفاوتی خواهند داشت.

نکات مهم قبل از ترجمه مدارک تحصیلی برای مهاجرت یا ویزای تحصیلی

حتی اگر تمام مدارک موردنیاز را در اختیار داشته باشید، رعایت نکردن چند نکته کلیدی می‌تواند باعث شود دانشگاه یا سفارت مدارک شما را ناقص تشخیص دهد یا از شما بخواهد مدارک را دوباره ترجمه و ارسال کنید. بررسی موارد زیر پیش از ثبت سفارش، احتمال بروز چنین مشکلاتی را به حداقل می‌رساند.

الزامات دانشگاه‌ها و سفارت‌های مختلف

هیچ قانون واحدی وجود ندارد که همه دانشگاه‌ها و سفارت‌ها از آن پیروی کنند. ممکن است یک دانشگاه تنها ترجمه رسمی دانشنامه و ریزنمرات را درخواست کند، در حالی که دانشگاه دیگری علاوه بر این مدارک، گواهی اشتغال به تحصیل، شرح دروس یا مدارک تکمیلی را نیز بخواهد.

در مورد سفارت‌ها نیز شرایط می‌تواند متفاوت باشد. برخی تنها ترجمه رسمی را می‌پذیرند و برخی دیگر، بسته به نوع ویزا یا کشور مقصد، تاییدات قانونی را نیز الزامی می‌دانند.

بهترین راهکار این است که قبل از سفارش ترجمه، آخرین دستورالعمل دانشگاه یا سفارت مقصد را بررسی کنید. این کار از ترجمه مدارکی که نیازی به آن‌ها نیست یا از ناقص ماندن پرونده جلوگیری می‌کند.

اشتباهات رایجی که باعث رد شدن یا ترجمه مجدد مدارک می‌شوند

بخش زیادی از مشکلات پرونده‌های مهاجرتی به دلیل خطاهای ساده اما قابل پیشگیری رخ می‌دهد. برخی از رایج‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

عدم تطابق نام و نام خانوادگی در ترجمه با اطلاعات درج‌شده در گذرنامه

ترجمه نکردن ریزنمرات در حالی که دانشگاه آن را الزامی می‌داند

ارائه گواهی موقت در شرایطی که ارائه دانشنامه الزامی است

ارسال مدارک قدیمی یا دارای اطلاعات به‌روزرسانی‌نشده

درخواست تأییدات قانونی بدون نیاز واقعی یا برعکس، نادیده گرفتن آن‌ها در موارد الزامی

پیش از ثبت سفارش ترجمه حتما دستورالعمل دانشگاه را بررسی کنید زیرا گاهی برای بررسی اولیه مدارک نیازی به ترجمه رسمی نیست.

هر یک از این موارد می‌تواند باعث درخواست اصلاح مدارک، افزایش زمان بررسی پرونده یا حتی از دست رفتن مهلت ارسال مدارک شود.

چک‌لیست نهایی قبل از تحویل مدارک

پیش از اینکه مدارک خود را برای ترجمه رسمی ارسال کنید، این موارد را یک بار بررسی کنید:

اصل تمام مدارک موردنیاز را آماده کرده‌اید.

نام و نام خانوادگی در مدارک با گذرنامه مطابقت دارد.

فهرست مدارک مورد نیاز دانشگاه یا سفارت را بررسی کرده‌اید.

مشخص کرده‌اید که آیا مدارک باید مراحل قانونی را طی کنند یا خیر.

تعداد نسخه‌های مورد نیاز ترجمه را از قبل تعیین کرده‌اید.

از کامل و خوانا بودن مدارک اطمینان دارید.

انجام این بررسی کوتاه پیش از ثبت سفارش، احتمال نیاز به اصلاح یا ترجمه مجدد را کاهش می‌دهد و کمک می‌کند مدارک شما در اولین ارسال، مطابق با الزامات مقصد آماده باشند.