فرایند جهانی شدن و ابعاد مختلف دغدغه‌های شهر‌ها سال‌هاست که در حوزه‌های مختلف به چالش اصلی محققان و مدیران شهری بدل شده است. آلودگی هوا، تخریب محیط‌زیست، شلوغی معابر و ترافیک، افزایش و تراکم جمعیت شهرنشین، افزایش تولید زباله و فاضلاب شهری، کمبود منابع و امکانات، دغدغه‌های فرهنگی و... ازجمله چالش‌هایی است که همه کلان‌شهر‌های جهان با آن درگیرند. بی‌تردید یافتن راه‌حل‌هایی برای رفع این چالش‌ها نیازمند مشارکت و چاره‌اندیشی جمعی همه کلان‌شهرهاست. مؤثرترین پاسخ شهر‌ها برای رفع این نیاز، تشکیل سازمان‌ها و نهاد‌های شهری بین‌المللی است که در راستای به اشتراک‌گذاری دانش و انتقال تجارب شهر‌ها به یکدیگر شکل گرفته‌اند. چنین سازمان‌ها و نهاد‌هایی در امتداد خود موجب سوگیری سطوح مختلف مدیریت‌شهری به سمت بحث‌های متنوع سیاست‌گذاری، تصمیم‌سازی و عملیات بین‌المللی می‌شوند.
یکی از تحولات و نظریات موثق برای پاسخ‌گویی به این نیاز‌ها و پرداختن به چالش‌های پیش روی شهروند امروز، ضرورت پرداختن به دیپلماسی شهری به‌عنوان عامل اصلی تعامل با دیگر نهاد‌های همسو و طرح دغدغه‌های مشترک برای یافتن راهکار‌های بهینه است. ابزار‌هایی همچون روابط خواهرخواندگی، تشکیل نهاد‌های بین‌المللی شهری، اعزام یا تبادل استاد و کارشناس، تعاملات فنی و اجرایی، به اشتراک‌گذاری دانش و سخت‌افزار و مانند آن، فقط برخی از دستاورد‌های دیپلماسی شهری در راستای اعتلای ظرفیت‌ها و منابع، همچنین معرفی توانایی‌های شهر‌ها در عرصه جهانی است. برای نمونه، معرفی ظرفیت‌های سرمایه‌گذاری و سرمایه‌پذیری یک شهر که اولین رکن جذب منابع بین‌المللی برای آن حوزه تمدنی است، فقط در سایه انجام دیپلماسی شهری ممکن است. برندسازی و تصویرسازی که از آن به‌منزله جوهره جذب سرمایه‌های فنی، انسانی، سخت‌افزاری، علمی و مالی یاد می‌شود نیز کلان‌شهر‌ها را به ارتقای سطوح ارتباطات بین‌المللی خود مجبور کرده است.
با این حال باید توجه کرد که منظور از دیپلماسی شهری، تقابل شهر‌ها با دیپلماسی ملی و رسمی یک کشور نیست، بلکه دیپلماسی شهری به‌عنوان مکمل و پشتیبان در کنار دیپلماسی رسمی یک کشور به رفع آن دسته از نیاز‌های جوامع می‌پردازد که دیپلماسی رسمی به‌تن‌هایی قادر به شناسایی، مدیریت و تأمین آن‌ها برای شهروندان خود در عرصه بین‌الملل نبوده است. به‌طور کلی می‌توان گفت دیپلماسی رسمی در خدمت تحلیل و انجام معادلات کلان و ساختاری و پیرو اهداف کلی و سیاسی است که در نهایت به‌نوعی بازوی سیاست خارجی حکومت یک کشور محسوب می‌شود. دیپلماسی شهری، اما نیاز‌های ملی را در نظر می‌گیرد و به‌عنوان ابزاری در خدمت شهروندان و رفع دغدغه‌های روزمره آن‌ها از دریچه ارتباطات فراملی است. در این فضا، شهر‌ها به‌عنوان بازیگران جدید عرصه روابط بین‌الملل در کنار دولت‌ها و سازمان‌های بین‌المللی برای حضور در بازی تأثیرگذاری بین‌المللی و پیگیری منافع خود ظاهر شده‌اند و سعی دارند به‌واسطه جایگاه خود در مدیریت امور بین‌الملل و حکمروایی جهانی منافع هرچه بیشتری کسب کنند. در عصر انفجار اطلاعات، افزایش آگاهی فردی و اجتماعی از اهمیت زندگی شهری و ملزومات آن موجب شده است که شهروندان بیش از پیش خواهان اهتمام نظری و عملی مدیران شهری و دولتی به اولویت‌های زندگی شهری و حکمروایی مطلوب باشند. امروزه مفهوم دیپلماسی در مدیریت نیاز‌های شهروندان مبتنی بر آگاهی و در حضور چندجانبه در نشست‌ها، سازمان‌ها و نهاد‌های بین‌المللی تجسم یافته است.