شاید در ادارات و مراکز مختلف دولتی و خصوصی با عباراتی مانند صندوق انتقاد و پیشنهاد، نظام پیشنهادهای پرسنل و... برخورد کرده باشید. این عبارات در حقیقت از شما به‌عنوان ارباب‌رجوع یا پرسنل سازمان می‌خواهند که درباره فرایندهای کاری، نوع خدمات ارائه‌شده و اصولا هرچیزی که در آن مجموعه وجود دارد، نظر خود را بیان و پیشنهاد یا ایده خود را نیز برای بهترشدن سازمان و نحوه پاسخگویی‌ها ارائه کنید. هرچند مواجهه با این موضوع هم می‌تواند صرفا جنبه تکریم داشته باشد و به دیده‌شدن بسنده شود یا به‌صورت واقعی بخواهد در شناسایی و رفع مشکلات تأثیرگذار باشد.
به‌هرحال، این موضوع یکی از روش‌ها و نمونه‌هایی است که به‌عنوان ابزار برای مدیران می‌تواند جلوه‌ای از نوع نگاه و تصمیم‌گیری مدیریت در سازمان را به نمایش بگذارد. مدیر با استفاده از این ابزار به‌نوعی اعلام می‌کند که می‌خواهد با مشارکت دیگران سازمان را اداره کند و در تصمیم‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌ها از خرد جمعی استفاده کند و از مشارکت همه بهره‌مند شود.
اصولا مدیریت مشارکتی همین است که می‌خواهد با ایجاد فضاهای تبادل نظر و گفت‌وگو، کارکنان را در مسیر حرکت سازمان مشارکت دهد. این موضوع علاوه بر اینکه باعث افزایش انگیزه کارکنان می‌شود و حس مالکیت و مشارکت ایشان بر سازمان را نیز بیش از پیش افزایش می‌دهد، سازمان را نیز از منافع این مشارکت بهره‌مند می‌کند.
دریافت ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید برای مسائل سازمانی از کسانی که علاوه بر علم و آگاهی در موضوع، تجربه سال‌ها فعالیت در محیط سازمانی را نیز دارند و با نقاط قوت و ضعف سازمان آشنا هستند، در کنار آگاهی و اشراف مدیران بر اطلاعات سازمانی، تلفیقی مناسب برای حل مشکلات و رهایی از مسائل و مصائب سازمانی است.
حتی اگر مدیران سطح ایده‌ها و پیشنهادها را کم‌ارزش تلقی کنند، بازهم نظام پیشنهادها می‌تواند عواید فراوان دیگری را در پی داشته باشد. آگاهی مدیران از سطح دانش و توانایی پرسنل در کنار نوع نگاه پرسنل به مسائل سازمان و همچنین اولویت‌های پرسنل در مقایسه با اولویت‌های سازمان می‌تواند دلایلی باشد که سازمان‌ها به‌سوی استفاده و تقویت نظام پیشنهادها در سازمان حرکت کنند و همواره بکوشند نظام حاکم بر سازمان را به نظام مشارکتی تبدیل کنند.
علاوه بر آن، مدیران با این ابزار می‌توانند در ایجاد ارتباط نزدیک‌تر با کارکنان در سطوح مختلف سازمانی، موانع را بردارند و مستقیم با پایین‌ترین سطح سازمانی آشنا شوند و با نوع عملکرد، علم و آگاهی و تفکرات و ذهنیات این افراد نیز آشنا شوند. این موضوع نیز می‌تواند در شناخت بهتر فرهنگ و جو سازمانی به مدیر کمک شایانی کند.
هنوز هم عده‌ای با نگاه سنتی در گذشته مانده‌اند و این نظام را مخالف تصمیم‌گیری‌های مدیریتی خود می‌دانند و دریافت و بهره‌مندی از پیشنهادها در سازمان را به کاری بیهوده و صرفا به‌منزله الزامات سازمانی برای پرسنل در جهت ارتقای شغلی در احکام ایشان می‌دانند، اما مدیران فراوانی هستند که با نگاه به کارهای کارشناسانه و برخوردار از پشتوانه علمی می‌کوشند زمینه‌های توسعه این نظام را در سطوح مختلف سازمان فراهم آورند.
برگزاری نشست‌های بررسی نظام پیشنهادها با حضور بالاترین مقام اجرایی سازمان، پاداش و تشویق مشارکت‌کنندگان در نظام پیشنهادها، برگزاری جلسات بررسی راه‌حل مشکلات ارائه‌شده در نظام پیشنهادها با معاونان و مدیران میانی دستگاه‌ها و... همه و همه راه‌حل‌هایی برای برخورداری هرچه بیشتر از فواید و ثمراتی است که نظام‌های مشارکتی مانند نظام پیشنهادها برای سازمان به ارمغان خواهد آورد.