نجمه سرباز/شهرآرانیوز، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جزو معدود دستگاه‌هایی است که در چندین مؤلفه زندگی انسان تأثیرگذار است. فعالیت در حوزه مالکیت بر اموال غیرمنقول و زمین، حفظ مالکیت افراد در اختراعات، برند‌ها و ثبت شرکت‌ها، ثبت ازدواج و طلاق و کسب درآمد برای دولت از جمله برخی اقدامات سازمان ثبت اسناد محسوب می‌شود.
این روز‌ها تحول شتاب‌دهنده‌ای در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور رخ داده است که امروز به کمک ثبت آنی، هر نوع معامله در کشور و هر وکالت‌نامه‌ای که صادر می‌شود، در لحظه در سازمان ثبت قابل رصد است و امکان سوءاستفاده دراین‌باره وجود ندارد. در همین خصوص با محمدحسن بهادر، مدیر کل ثبت اسناد و املاک خراسان رضوی، گفت وگویی کردیم که در ادامه می‌خوانید.
اتصال سامانه استعلام مالیات املاک مسکونی بین دفاتر اسناد رسمی و ادارات امور مالیاتی مشهد برقرار شده است. درباره این خبر بیشتر توضیح می‌دهید؟
سامانه ثبت الکترونیک دفاتر اسناد رسمی از سال ۹۲ هم‌زمان با سایر استان‌ها در خراسان رضوی راه‌اندازی شده است که با توسعه و فراهم‌کردن زیرساخت‌های لازم و در راستای تکالیف مقرر در تبصره ۴ ماده ۱۸۷ قانون مالیات‌های مستقیم که در آن سازمان امور مالیاتی کشور نیز مکلف بود در مهلت یک سال از تاریخ لازم‌الاجراشدن این قانون در اوایل فروردین‌ماه ۱۳۹۵ با اتصال به سامانه ثبت الکترونیک سازمان ثبت اسناد و املاک به اعلام میزان بدهی ملک مورد انتقال و امکان اخذ و واریز آن به حساب مالیاتی به‌صورت آنی از طریق دفاتر اسناد رسمی اقدام کند، اما متأسفانه این امکان را اداره امور مالیاتی در سال جاری و با تأخیر ۲ ساله فراهم کرد و از ۲۰ اردیبهشت‌ماه امسال اتصال دفاتر اسناد رسمی با ادارات امور مالیاتی در مشهد به‌صورت پایلوت برقرار و ارتباط سامانه ارسال استعلام از دفاتر اسناد رسمی به‌صورت الکترونیک به ادارات مالیاتی و دریافت پاسخ و صدور مفاصا حساب مالیاتی نیز از ادارات ذکرشده انجام می‌شود و در آینده نزدیک و پس از کسب آمادگی و آموزش توسط سران دفاتر اسناد رسمی استان، این امر در کل شهرستان‌های استان اجرا خواهد شد.
مراحل کار به چه شکل است؟ توضیح بیشتر می‌فرمایید؟
در مرحله اول این طرح استعلام برخط برای نقل‌وانتقالات قطعی و قطعی رهنی که دارای پایان‌کار با کاربری مسکونی هستند انجام می‌شود و سایر املاک تا کامل‌شدن روند اجرای طرح مانند گذشته برای دریافت پاسخ به‌صورت فیزیکی به ادارات امور مالیاتی فرستاده می‌شود.
همچنین محاسبه هزینه‌های مالیات نقل‌وانتقال املاکی که فاقد بدهی مالیاتی باشند، پس از ثبت و ارسال استعلام دفاتر اسناد رسمی، میزان مالیات به‌صورت برخط توسط سامانه اداره امور مالیاتی محاسبه و قبض مالیاتی به‌صورت الکترونیکی به دفاتر اسناد رسمی فرستاده می‌شود.
پس از این مراجعان در دفاتر اسناد رسمی می‌توانند مالیات مشخص شده ملک خود را پرداخت کنند و بعد از واریز و تأیید آن، گواهی مالیاتی شامل اطلاعات ملک مورد معامله صادر می‌شود که دارای کد یکتایی است و در اسناد تنظیمی توسط دفاتر اسناد رسمی به‌عنوان گواهی مالیاتی ثبت می‌شود و به مدت ۳ ماه اعتبار دارد و اگر در این مدت معامله انجام نشود، دفاتر اسناد رسمی باید مجدد استعلام بدهی مالیاتی مورد معامله را انجام دهند.
آیا تمام دفاتر به سامانه امضای الکترونیک مجهز شده‌اند؟ این روز‌ها که کرونا بیمی همگانی ایجاد کرده است و راه‌های دور و نزدیک احتمال انتقال این ویروس با جدیت و نگرانی مورد توجه قرار دارد، اسکن اثر انگشت و اصرار بر تداوم آن مهم‌ترین دغدغه مردم و مسئولان دفاتر اسناد رسمی شده است. دراین‌باره ثبت اسناد استان چه اقداماتی را انجام داده است؟
بله. از مهرماه سال ۱۳۹۴ و پس از ۲ سال از راه‌اندازی سامانه ثبت آنی در راستای تکالیف و سیاست‌های متخذه سازمانی از جمله شفاف‌سازی نقل‌وانتقالات و معاملات رسمی که در نیمه سال ۱۳۹۲ صورت گرفت، امکان اخذ اثر انگشت الکترونیکی در دفاتر اسناد رسمی ایجاد شد و بهره‌گیری از امضای الکترونیکی در فرایند تنظیم و صدور اسناد و استفاده برخط از مرکز گواهی امضای الکترونیکی سازمان برای تشخیص هویت و اصالت سردفتر امضاکننده، سند الکترونیکی و همچنین احراز هویت طرفین معامله از طریق اثر انگشت باتوجه‌به منحصربه‌فرد بودن آن در فرد، توانست علاوه بر کاهش سوءاستفاده، امکان اثبات امضای اصحاب سند در مراجع قضایی را نیز ممکن کند.
خوشبختانه با جدیت و همراهی دفاتر اسناد رسمی در مدت راه‌اندازی این سامانه بیش از ۸ میلیون و ۱۹۳ هزار اثر انگشت اخذ و در بانک اثر انگشت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ذخیره شده است که این تعداد اثر انگشت برای اعتباربخشی به ۴ میلیون و ۸۹۲ هزار و ۹۱۳ سند تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی بوده است و باتوجه‌به رشد ۶ درصدی اسناد تنظیم‌شده در دفاتر اسناد رسمی در سال ۱۳۹۸ نسبت به مدت مشابه سال قبل و تنظیم ۱ میلیون و ۲۸۰ هزار و ۷۹۴ از انواع اسناد و ارائه ۶۶ هزار و ۲۰۴ خدمات ثبتی و گواهی ۴۴۸ هزار و ۹۳۱ امضای مراجعان با مجموع رشد ۸/۸ درصد نسبت به سال ۹۷ در سطح استان، اهمیت اخذ اثر انگشت الکترونیک در ارتقای سلامت اداری حوزه اسناد رسمی و پیشگیری از جعل و تخلفات و قابلیت اعتماد به سند را امری ضروری می‌کند که در همین راستا ثبت اثر انگشت الکترونیکی برای پیشگیری از هرگونه سوءاستفاده در جعل هویت و تنظیم اسناد انجام می‌شود.
در واقع اکنون پس از عبور از ثبت سنتی و دشواری‌های راه‌اندازی این سامانه‌ها، حفظ و به‌روزرسانی آن وظیفه خطیری است که باید به بهترین شکل انجام دهیم و در همین راستا و با وجود بیماری منحوس کرونا تلاش کردیم تا با فراهم‌کردن امکانات بهداشتی همچون مواد ضدعفونی‌کننده در دفاتر اسناد رسمی و امکان استفاده سردفتران از اسکنر اثر انگشت شخصی، ضمن صیانت از تلاش‌های انجام شده تا کنون و تداوم ثبت اثر انگشت متعاملین به‌صورت بهداشتی از سلامت مراجعان و همکاران در دفاتر اسناد رسمی پاسداری کنیم.
همچنین در دوران ابتدایی شیوع ویروس کرونا برای کنترل بیشتر بیماری، با بخش‌نامه صادرشده سازمان متبوعه، سران دفاتر برای مدتی از انجام امضای الکترونیکی اسناد معاف شدند که این امر برای طرفین معامله به دلیل اهمیت صحت‌سنجی اطلاعات بر اساس اثر انگشت امکان‌پذیر نبود.
وضعیت ثبت اسناد و املاک در استان به چه شکل است؟ آیا روندی در معاملات در این مدت ایجاد شده است؟
ادارات ثبت اسناد و املاک استان در سال گذشته ۲۳۵ هزار و ۲۷۸ برگ سند مالکیت حد نگار صادر کردند که این میزان نسبت به سال قبل ۵ درصد کاهش داشته است که شرایط اقتصادی موجود می‌تواند دلیل این کاهش باشد. همچنان‌که میانگین کشوری نیز دراین‌باره روند کاهشی داشته است.
صدور سند تک‌برگ علاوه بر افزایش ضریب امنیت، دقت و جلوگیری از بروز اشتباهات ثبتی، پیشگیری از صدور اسناد مالکیت معارض باعث به‌روزرسانی اطلاعات و آخرین وضعیت ثبتی ملک، شناسایی سریع پلاک‌های مجاور در بلایای طبیعی و ذخیره‌سازی تمام سوابق مربوط به اسناد مالکیت به شکل الکترونیکی در بانک‌های اطلاعاتی می‌شود که کاهش پرونده‌های قضایی و تسهیل در رسیدگی و کاهش جدی جعل از ثمرات آن است و خوشبختانه در سال ۱۳۹۸ با اقدامات و اطلاع‌رسانی‌های انجام شده، شاهد رشد ۱۲ درصدی مراجعه مردم برای تعویض اسناد قدیمی دفترچه‌ای بوده‌ایم که در همین راستا بیش از ۴۴ هزار سند دفترچه‌ای به کاداستری تبدیل و تحویل شده است.
گفتنی است در سال گذشته بیش از ۱۰۸ هزار اسناد مالکیت تک‌برگ صادرشده، مورد معامله قرار گرفته که صدور اسناد مالکیت جدید یا به عبارتی تک‌برگ به تک‌برگ به‌دلیل ثبت الکترونیکی اطلاعات در بانک جامع کاداستر کشور کمتر از ۳ روز زمان برده است.
از طرفی بررسی وضعیت معاملات در زمستان سال گذشته و فروردین‌ماه امسال کاهش ۳/۱ درصدی کل معاملات را نشان می‌دهد که شامل ۱۳۰ هزار و ۸۷۴ معامله بیع از دی‌ماه سال گذشته تا پایان فروردین‌ماه امسال در استان می‌باشد و از این میزان ۲۱ هزار و ۲۱۷ مورد مربوط به معاملات قطعی غیر منقول و ۹۹ هزار و ۶۵۷ مورد نیز مربوط به معاملات منقول بوده است که به ترتیب ۳۴ و ۳ درصد کاهش نسبت به مدت مشابه دی‌ماه ۹۷ تا فروردین‌ماه ۹۸ را نشان می‌دهد.
همچنین با تحلیل آمار موجود شاهد روند افزایشی معاملات در ماه‌های دی و بهمن ۱۳۹۸ و کاهش معاملات در اسفند‌ماه سال قبل و فروردین‌ماه امسال هستیم که باتوجه‌به شرایط خاص کشور در مبارزه با بیماری کرونا و تعطیلی بسیاری از مراکز مرتبط، این کاهش قابل پیش‌بینی بود، به‌نحوی که در فروردین‌ماه امسال با ثبت ۴۶۸۴ معامله منقول و غیر منقول در استان، شاهد کاهش ۷۳ درصدی معاملات نسبت به فروردین‌ماه ۱۳۹۸ با ۱۷ هزار و ۱۵۵ معامله بیع بوده‌ایم.
دفاتر ثبت اسناد و املاک در مشهد چه تعداد است؟
اکنون ۵۲۶ دفترخانه اسناد رسمی در استان خراسان رضوی فعال است که از این تعداد ۳۳۸ دفترخانه در مشهد به خدمت‌رسانی مشغول‌اند و در آخرین آزمون سردفتری که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برگزار کرد، ۵۷ نفر متقاضی سردفتری قبول و پس از طی مراحل اختبار و تأسیس دفترخانه در حال ورود به خانواده سردفتری اسناد رسمی استان هستند.
میزان پرونده‌های ثبتی در استان چقدر است؟ وضعیت بایگانی در چه وضعی قرار دارد؟ آیا این پرونده‌ها از بین نمی‌روند و پوسیده نمی‌شود؟
در استان خراسان رضوی نزدیک به ۲ میلیون و ۴۸۶ هزار و ۶۵۵ پرونده شامل بیش از ۳۹ میلیون برگ در بایگانی ادارات تابعه وجود دارد که در راستای تحقق دولت الکترونیک و حذف مکاتبات کاغذی و نیز حفظ این اسناد که گاهی قدمتی بیش از ۱۰۰ سال دارند، نسبت به اسکن و ایجاد آرشیو الکترونیکی پرونده‌های ثبتی استان اقدام شده که تاکنون در ۳ مرحله بیش از ۲ میلیون و ۴۰ هزار پرونده ثبتی استان اسکن و آرشیو شده است و باقی آن نیز در مرحله سوم در حال اجرا می‌باشد.
همچنین در ادارات اجرای استان بیش از ۳۷۹ هزار پرونده موجود است که از این تعداد ۱۰۳ هزار و ۵۵۷ پرونده جاری و باقی مختومه شده است که باتوجه‌به سامانه الکترونیکی اجرای اسناد رسمی، تمام اطلاعات به‌صورت سیستمی ذخیره و پرونده الکترونیک ایجاد می‌شود.
در اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری نیز بیش از ۱۰۶ هزار پرونده موجود است که تاکنون در ۳ مرحله بیش از ۴ میلیون ۷۶۸ هزار برگ آن اسکن شده و باقی آن نیز در حال آرشیو شدن است.