به‌عنوان توضیحی ساده درباره اسناد و مکتوبات می‌توان گفت: اسناد تاریخی هر سند کاغذی و غیرکاغذی است که شامل مرور زمان می‌شود و ارزش نگهداری دارد. این میراث هویتی، حافظه تاریخی یک ملت است و بیانگر اندیشه، فرهنگ و آداب ملی آنان است و عاملی برای شناختن و شناساندن ریشه‌های هویت و تمدن به دیگر ممالک به حساب می‌آید.
آثار مکتوب، منقوش و ابزار‌های ساخته‌شده که در پی کاویدن‌های باستان‌شناسی به‌دست می‌آیند، هرکدام سند چگونگی اندیشه و خط‌مشی مردمان دوران پیشین به‌شمار می‌رود که در حافظه تاریخ به نسل‌های بعدی رسیده است و به آیندگان نیز واگذار خواهد شد. این آثار پشتوانه اصالت تاریخ و بالندگی ملی به‌شمار می‌رود که به همین دلیل باید نسبت به پاسداری از آن‌ها تلاش کرد.
۱۹ اردیبهشت، روز اسناد و میراث مکتوب در ایران است که با بزرگداشت شیخ کلینی، آفریدگار اثر معروف اصول کافی، هم‌زمان است؛ اثری که منابع آن غیرمکتوب بوده است و این اندیشمند مسلمان آن را مکتوب کرد و به یادگار گذاشت.
اسناد و مکتوبات را نمی‌توان به‌صورت محدود دسته‌بندی کرد و روی آن علامت گذاشت. درواقع، هر سندی که با گذشت زمان دارای ارزش شود و در آینده برای فهم و درک هر اتفاقی مؤثر واقع شود، ارزش پاسداری دارد. برای به‌دست‌آوردن پیشینه و سابقه هر موضوعی باید به اسناد مربوط به آن یا به میراث مکتوب دیگری که در ارتباط با آن باقی مانده است، مراجعه کرد.
اسناد و مکتوبات بیش از هر گروهی، در میان متخصصان تاریخ طرف‌دار دارد و می‌توان از ۲ جنبه تاریخ‌نگری و تاریخ‌نگاری به آن پرداخت. در برداشت اول، مطالعه هرگونه سند یا کتاب‌هایی با ارزش چندین ساله، فهم و درک ما را از مفاهیم تاریخی افزایش می‌دهد و البته می‌تواند برای عموم نیز استفاده شود. برداشت دوم به معرفت پژوهش بازمی‌گردد و سبب می‌شود سنگ‌بنای یک پژوهش که پرسش است، با مطالعه اسناد و به‌کارگیری آن در یک اثر پژوهشی رخ نماید. همه پژوهش‌ها نیازمند اسناد است؛ زیرا هیچ نویسنده‌ای نمی‌تواند بدون دراختیارداشتن سند و مجموعه‌ای از اسناد، فرضیه‌ای را اثبات و نظریه‌ای علمی ارائه کند؛ به همین دلیل، اسناد ارکان و ساختار پژوهش محسوب می‌شوند.
در کنار این‌ها باید گفت حفظ و نگهداری اسناد برجامانده امری ضروری است و لازم است همه دستگاه‌ها در حفظ و نگهداری از اسناد خود کوشا باشند تا در زمان مقتضی، پژوهشگران و علاقه‌مندان بتوانند از آن استفاده کنند. متأسفانه برای برخی دستگاه‌های دولتی، حفظ و حراست از آثار و اسناد هزینه‌بر است و همین علت کافی است تا آنان اهتمامی به نگهداری درست از مکتوبات نداشته باشند که این مسئله در آینده می‌تواند مخاطرات جدی‌ای برای رشد پژوهش و تصویرسازی درست از تاریخ به‌دنبال داشته باشد.