ابتدا باید بدانید قراردادی که در قالب قولنامه در بنگاه‌های معاملاتی یا بیرون از آنجا تنظیم می‌کنید سندی عادی محسوب می‌شود. به همین دلیل، هر یک از طرفین قولنامه خرید یا فروش که باشید، باید نهایت دقت را در تنظیم آن داشته باشید تا بعد‌ها به مشکل برنخورید.
مال در وثیقه یا رهن و توقیف نباشد
خریدار باید مشخصات مالی را که قصد خرید آن را دارد با آنچه در سند قید شده است مطابقت دهد و بفهمد که مال در وثیقه یا رهن یا در توقیف است یا خیر. در این خصوص، می‌توانید از اداره ثبت اسناد استعلام یا از کد رهگیری استفاده کنید.
اگر طرف خریدار یک ملک هستید، بررسی کنید که توابع، منضمات، ملحقات و مشاعات ملک به طور واضح در سند توصیف شده باشند (آب، برق، گاز، تلفن، پارکینگ، انباری و غیره). فروشنده باید مشخصات ملک به‌ویژه مشخصات مربوط به عیب و نقص را در قولنامه تصریح کند. همچنین باید مطمئن شوید که ملک مذکور در تصرف مستأجر نباشد و اگر چنین بود، ترتیب، مهلت و ضمانت اجرای بیرون رفتن مستأجر را قید کنید. دقت داشته باشید که ملک مشکل ثبتی نداشته باشد.
احراز سمت طرفین
اگر کسی که قولنامه را امضا می‌کند وکیل، ولی یا قیم مالک باشد، خریدار باید سمت آن‌ها را احراز و بررسی کند که آیا وکیل در وکالت‌نامه خود حق فروش و گرفتن قیمت مال را دارد یا خیر. همچنین درباره امضای قولنامه از سوی ولی، سن کودک بررسی شود.
اگر امضاکننده قیم مالک باشد، باید مشخص شود که آیا قیم به‌تن‌هایی حق فروش مال مالک را دارد یا با دخالت مقام قضایی چنین حقی برای او در نظر گرفته شده است.
مشاهده گواهی انحصار وراثت و احراز هویت‌ها
اگر مورد معامله از طریق ارث به فروشنده رسیده است، باید گواهی انحصار وراثت را مشاهده کنید. فتوکپی برابر اصل آن را نیز از فروشنده بگیرید. تسویه‌حساب مالیات بر ارث را هم ملاحظه کنید. همچنین باید مطمئن شوید که فروشنده ممنوع‌المعامله نباشد، زیرا در این حالت، فروشنده قادر به انتقال رسمی ملک به شما نخواهد بود.
اگر فروشنده مسن یا مریض‌احوال است و حرکات غیرعادی دارد، این احتمال را بدهید که او محجور است و برای اطمینان، به اداره سرپرستی محجوران مراجعه کنید. مطمئن شوید که نام وی در میان اسامی محجوران نباشد.
خودداری از پرداخت کل قیمت معامله
تا زمانی که مورد معامله را دریافت نکرده‌اید یا مورد معامله با سند رسمی به شما منتقل نشده است، از پرداخت کل قیمت مورد معامله خودداری کنید و اگر فروشنده معامله هستید، مورد معامله را قبل از دریافت تمام قیمت به خریدار تحویل ندهید. حتما در خصوص پرداخت مابقی قیمت از طرف خریدار، زمان تعیین کنید و این نکته ذکر شود که در صورت پرداخت نکردن در تاریخ مقرر، می‌توانید معامله را فسخ کنید.
بررسی توان مالی خریدار
از توان مالی خریدار برای پرداخت قیمت معامله اطمینان حاصل کنید و شروطی در قولنامه بیاورید که در صورت پرداخت نکردن قیمت یا ناتوانی از پرداخت، حق برهم زدن معامله را داشته باشید.
درج امضای همه مالکان
اگر مالکان چند نفر باشند و یکی از آن‌ها عهده‌دار مذاکره با شما باشد، ذیل قولنامه باید به امضای همه مالکان برسد، مگر اینکه به یک نفر وکالت در فروش بدهند و او قولنامه را از طرف همه مالکان امضا کند.
الزام به تنظیم سند
اگر از حضور در دفترخانه اسناد رسمی و انتقال سند مالکیت مورد معامله خودداری کنید، طرف مقابل می‌تواند الزام به تنظیم سند رسمی انتقال را از دادگاه درخواست، و پس از قطعیت حکم، درخواست صدور اجرائیه کند. با خودداری طرف معامله از حضور در دفترخانه، نماینده اجرای احکام، سند انتقال را امضا خواهد کرد.