اسناد نشانه حوادث و رویداد‌هایی هستند که بخشی از تاریخ از طریق مطالعه مستقیم و غیرمستقیم آن‌ها نگارش می‌یابد. در زمانی که امکان مشاهده مستقیم حوادث وجود دارد یا زمان بررسی به وقوع حادثه نزدیک است، می‌توان از منابع مختلفی بهره گرفت، اما در مشاهده غیرمستقیم، این اسناد و مدارک باقی‌مانده هستند که تاریخ را روایت می‌کنند و از این حیث از اهمیت زیادی برخوردارند.
اسناد به‌عنوان بخشی از یادواره‌های مشترک مردم جهان، نقش مهمی در حفظ هویت دینی، ملی و فرهنگی گذشته، حال و آینده دارند؛ بنابراین آرشیویست‌ها را می‌توان به معماران و پل‌سازانی تشبیه کرد که گذشته را به آینده پیوند می‌زنند.
اسناد چراغ راهنمایند؛ برای مسئولان، پژوهشگران و ملت‌ها. اسناد هویت دینی، ملی و فرهنگی ملت‌ها را پاسداری می‌کنند و در حقیقت «حافظه ملی» را تشکیل می‌دهند. میراث اسنادی بخش وسیع و گسترده‌ای از یادواره‌ها را دربرمی‌گیرد و در فضای بین‌المللی نشانگر تنوع ملت‌ها، زبان‌ها و فرهنگ‌ها به‌شمار می‌رود.
حجم عظیم اسناد باقی‌مانده از گذشته به‌دلیل اینکه در نگارش آن‌ها هدف و قصد نویسنده کمتر دخیل است، از ارزش اطلاعاتی خوبی برخوردار است و می‌تواند شمایی از موضوع مربوط را ارائه دهد. اسناد نه‌تن‌ها ابزار مناسبی برای درک تاریخ و شناخت تحولات اجتماعی، اقتصادی، سیاسی، اداری، فرهنگی و نظامی یک جامعه است، بلکه، چون حاصل فعالیت‌های مختلف زندگی بشری است، می‌تواند نقش مهمی در ثبت تاریخ محلی هر منطقه فارغ از شایعه، دروغ، تظاهر، اغراض خصوصی و ملاحظه‌کاری‌ها ایفا نماید. در واقع اهمیت اسناد از آن روست که بیشتر آن‌ها کمتر پرورده ذهن افراد هستند و تحت‌تأثیر جهت‌گیری مورخان، مؤلفان و ذهنیت‌پردازی نویسندگان قرار نمی‌گیرند.
قادرساختن مورخ به بررسی جزئیات و موقعیت‌های گوناگون و چندجنبه‌نگری از دیگر ویژگی‌های اسناد است؛ اسناد، چون با هدف نگارش تاریخ نوشته نشده‌اند، ارائه‌دهنده فهمی خاص و درست از گذشته تاریخی هستند که به مورخ امکان نگاه جزئی و دقیق‌تری را می‌دهند.
همچنین اسناد دربردارنده مفاهیم و حقایق مختلفی هستند که مهم‌ترین آن‌ها انگیزه و مفاهیمی است که امکان معرفی موضوع بدون دخالت عنصر انسانی را فراهم می‌سازد؛ یعنی آنچه بوده است ارائه می‌دهد، نه آنچه نویسنده تصور کرده است. گویاست که اسناد از آن رو که حاصل کنش و واکنش جامعه انسانی در موضوعات مختلف هستند، می‌توانند در مستندسازی تاریخ شهر‌ها مانند یک موجود زنده کمک کنند و بر ابعاد مختلفی مانند گروه‌ها، اقوام، اقلیت‌ها، مهاجران و... تأثیر مستقیم بگذارند. از طریق اسناد است که می‌توان به موضوعات متنوعی مانند اینکه چه مردمی از کجا و چگونه به شهر‌ها آمده‌اند، چگونگی نیروی انسانی، نژاد، امور دینی، اشتغالات فکری، اماکن، تفریحات، عوارض و مالیات، مؤسسات تمدنی و دیگر مسائل پی برد و کوچک‌ترین زوایای شهری و تعاملات بین انسان و محیط و انسان با انسان را مورد بحث قرار داد.
اسناد تاریخی را به‌لحاظ کلی می‌توان به ۲ گروه «منابع مکتوب» و «غیرمکتوب» تقسیم کرد. مکاتبات حکومتی، فرمان‌ها، معاملات سیاسی، گزارش‌های اقتصادی، فرهنگی، نظامی، اسناد قضایی، مالی، حقوقی و برخی مکاتبات خصوصی و خانوادگی از مهم‌ترین منابع مکتوب هستند. منابع غیرمکتوب هم که به آن‌ها اسناد دیداری‌شنیداری می‌گویند، اسنادی هستند که در دوران معاصر مطرح شده‌اند و طیف وسیعی از عکس‌ها، نگاتیوها، پوستر‌ها و تاریخ شفاهی را دربرمی‌گیرند.
شهر مشهد به‌عنوان پایتخت معنوی ایران و یکی از کلان‌شهر‌های مهم مذهبی دنیا از پیشینه تاریخی قوی برخوردار است. وجود مرکز اسناد آستان قدس رضوی با ۱۴ میلیون برگ سند، بیش از ۱۰۰ هزار قطعه‌عکس و ۲۱ هزار ساعت مصاحبه تاریخ شفاهی، به‌همراه مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان خراسان‌رضوی و مرکز اسناد شهرداری مشهد ظرفیت زیادی برای انجام پژوهش‌های کارآمد تاریخی به‌وجود آورده است. بررسی پژوهش‌های تاریخی انجام‌شده نشان می‌دهد که در تاریخ معاصر مشهد تحقیقات تاریخی سندی کمتر انجام شده و عمومی‌نگاری و کلیات‌گویی در زمینه تاریخ مشهد بر پژوهش‌های تخصصی علی‌رغم تنوع موضوعات و تنوع اسناد محلی غلبه داشته و از روزنامه‌ها بیشتر از اسناد استفاده شده است.
از معدود فعالیت‌های سندی انجام‌شده در سال‌های اخیر می‌توان از مجموعه کار‌های سندی مرکز اسناد آستان قدس ویژه مشهد ۲۰۱۷ یاد کرد که در قالب‌های مختلفی، چون «نشانی از مشهد قدیم در گذر اسناد»، «معماری حرم امام رضا (ع)»، «معرفی اسناد مسجد گوهرشاد» و «اسناد نقاره‌خانه رضوی» انجام شده و در نوع خود گام بزرگی برای معرفی هویت‌های شهر مشهد در قالب اسناد بوده است.
در این میان به‌نظر می‌رسد با توجه به وجود بیش از ۱۳ هزار ساعت مصاحبه تاریخ شفاهی در موضوعات مختلف تاریخ آستان قدس، شهر مشهد و اسناد معاصر مشهد، ضرورت دارد پژوهش‌های سندی عمیق‌تر و تخصصی‌تر با محوریت موضوعات هویتی شهر مشهد انجام گردد.