با پایان جنگ‌های سی‌ساله در اروپا که به جنگ‌های مقدس معروف‌اند و عقد پیمان وستفالیا (۱۶۴۸)، فصل جدیدی در ارتباط میان حکومت‌ها شکل گرفت که بر پایه احترام به مرز‌های مشخص و به رسمیت شناختن نهادِ دولت-ملت بود. این پیمان بعد‌ها به معاهدات بزرگ مشابهی میان کشور‌ها انجامید که سرانجام به قانون بین‌الملل منتهی شد. پیمان وستفالیا در نهایت الگو و سنگ بنای ایجاد جامعه ملل، سپس سازمان ملل متحد شد. با عقد این قرارداد ارتباط میان کشور‌ها به‌صورت رسمی از طریق افرادی که سفیر یا دیپلمات کشور متبوع خود شناخته می‌شدند، انجام گرفت؛ با‌این‌حال تاریخ نشانه‌هایی از تبادل سفیر را پیش از پیمان وستفالیا به خاطر دارد.
یکی از اولین نشانه‌های تبادل فرستاده رسمی میان کشور‌های یونان و ایران در دوران پیش از اسلام است که خود نشان از توانایی و میل ذاتی ایرانیان به حل منازعات از طریق مذاکره دارد. معروف است که دیپلماسی هنر مذاکره کردن است و دیپلمات کسی است که بتواند منافع ملی یا سازمانی‌اش را در شرایط مختلف از جمله جنگ، مراودات اقتصادی، موضوعات فرهنگی، اختلافات منطقه‌ای و... در عرصه بین‌الملل از طریق گفتگو و مذاکره تأمین کند.
هر‌کشور و فرهنگی ممکن است نگاه ویژه‌ای به دیپلماسی و دیپلمات داشته باشد. مثلا انگلیسی‌ها می‌گویند دیپلمات فرد صادقی است که برای منافع ملی کشورش دروغ می‌گوید، اما به باور بسیاری از کارشناسان و اساتید روابط بین‌الملل دیپلمات نماینده سازمان، شهر یا کشور خود برای کسب منافع با ابزار گفتگو در عرصه بین‌الملل است. این منافع می‌تواند شامل عقد قرارداد تجاری، دفاع از حقوق شهروندان، تعیین حدود مرز‌های سیاسی، مذاکره برای تبادل زندانی، تسهیل در امور اتباع و... باشد. حدود اختیارات یک دیپلمات و تاریخ مأموریت وی در مدرکی به‌عنوان «دیپلما» برای ارائه به‌طرف مقابل قید می‌شود. این مدرک برای سفرای رسمی دولت‌ها استوارنامه (Lettre de créance) نام دارد که به بالاترین مقام رسمی دولتی کشور مقصد ارائه می‌شود.
در واقع دیپلماسی هنر و عمل مذاکره برای انجام تعامل بین ملت‌ها در فضای فراملی است. این مذاکرات تا قرن هفدهم میلادی معمولا با مکاتبه مستقیم بین سران کشور‌ها یا دولت‌ها یا اعزام ایلچی‌ها و سفیرانی برای مقصودی خاص صورت می‌گرفت. در اواخر قرن هفدهم میلادی داشتن سفارتخانه دائمی در اروپا معمول شد و به سبب آشفتگی‌هایی که در امر عناوین و حق تقدم و مراتب مأموران سیاسی روی داد کنگره وین (۱۸۱۵ م.) مأموران دیپلماتی را طبقه‌بندی کرد. در این طبقه‌بندی بعد‌ها تجدیدنظر به عمل آمد و مورد قبول همه دولت‌های بزرگ قرار گرفت. ۴ مرتبه نمایندگان دیپلماتی به ترتیب نزولی عبارت‌اند از: سفیر کبیر، وزیرمختار و فرستاده فوق‌العاده، وزیر و کاردار. در عرف دیپلماسی رسمی کشورمان (مدل وزارت خارجه)، رده‌بندی سمت‌ها و افراد، مانند ارتش است و دیپلمات‌های رسمی هرکدام درجه یا سمتی دارند. این رده‌بندی از وابسته سیاسی در پایین‌ترین رده آغاز و تا رایزن یک که هم‌سطح سفیر است ادامه دارد و هر یک از این افراد بسته به حوزه یا سطح مأموریت باید دوره‌های مشخصی را بگذرانند و گزارش‌ها یا کتاب‌های خاصی را تدوین و مأموریت‌های مشخصی را سپری کرده باشند. پس از وابسته‌ها دبیر سوم، دبیر دوم و دبیر اول، سپس رایزن سوم، دوم و اول قرار دارند که رایزن اول در سطح سفیر است. با‌این‌حال ممکن است فردی سفیر شود، اما این مراحل را پشت سر نگذاشته باشد، اما این خارج از عرف است. آنچه معمول در جهان و ایران است سپری کردن هر یک از این رده‌ها و توالی مراحل برای رسیدن به پست سفارت است.
می‌توان گفت که دیپلماسی علم و هنری در شاخه‌ای از سیاست خارجی است که هم به‌صورت تجربی و هم به‌صورت دانشگاهی قابل فراگیری است، ولی توانایی‌های یک دیپلمات، فارغ از دانش و تجربیات وی ارتباط مستقیم با تلاش و استعدادهایش خواهد داشت. به‌طور معمول دیپلمات‌ها از بین فارغ‌التحصیلان رشته‌های مطالعات جهان، علوم سیاسی، روابط بین‌الملل، جامعه‌شناسی و... برای طی دوره‌های تخصصی انتخاب می‌شوند.