مدیریت شهری به خصوص در کلان شهر‌ها با پهنه وسیع جغرافیایی و پیچیدگی و تنوع گسترده وظایف برای اداره شهر روبه روست. حوزه‌های مختلف خدمات رسانی به مردم شامل شهرداری‌های مناطق، نواحی و محلات مربوط به آن و همچنین سازمان ها، شرکت‌ها و سایر نهاد‌های وابسته به شهرداری ها، همه در سراسر شهر پراکنده شده اند.
هرچند سیستم‌های هوشمند و فناوری‌های روز تا حد زیادی این امکان را دراختیار مدیران قرار می‌دهد تا با اطلاعات بیشتری درباره موضوعات مربوط به حوزه مدیریت خود تصمیم گیری کنند (یا برای آن‌ها برنامه ریزی کنند)، اما یک واقعیت وجود دارد که همه چیز تنها از طریق سیستم ها، گزارش‌ها و در چارچوب اتاق کار دربسته قابل تشخیص و انجام نیست.
برنامه ریزی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین وظایف مدیر است که زیربنای آن محسوب می‌شود و بر همه وظایف مدیریتی تقدم دارد، از این رو ضرورت دارد فرآیند آن به صورت علمی، دقیق و با قابلیت اجرا صورت پذیرد. مدیران ستادی معمولا راهبرد‌ها و سیاست‌های کلی اجرایی را برای مجموعه سامانه شهری، طراحی و ابلاغ می‌کنند و از این طریق بر مبنای مصوبات و اسناد بالادستی در مسیر چشم انداز کلان سازمان به اداره سیستم می‌پردازند، پس لازم است این امر براساس اطلاعات دقیق و به روز محقق شود.
در همین راستا ضرورت دارد کارشناسان، برنامه ریزان و مدیران ستادی برای دریافت اطلاعات دقیق‌تر و همچنین مشاهده‌های میدانی و آشنایی با نیاز‌های هر مجموعه و اقتضائات و شرایط محیطی آن، به این امر اقدام کنند.
روان شناسی کار و کارکنان، دریافت تجربیات سرمایه‌های انسانی هر مجموعه، مشاهده‌های میدانی و ملاحظه محدودیت ها، فرصت‌ها و امکانات محیطی و همچنین آشنایی با اقتضائات خاص دوایر سازمانی، از مهم‌ترین الزامات برنامه ریزی است که تنها بر مبنای بازدید مستقیم و بدون واسطه از عملکرد واحد‌ها محقق می‌شود.
باید ضمن حضور میدانی و مصاحبه و هم اندیشی با کارشناسان تخصصی حوزه‌های مختلف در تمام دوایر سازمانی وابسته به شهرداری، برنامه ریزی و به دنبال آن اقدامات اجرایی و عملیاتی انجام شود. واحد‌های ستادی باید به معنای واقعی از حال وروز واحد‌های صنفی باخبر باشند و برنامه ریزی خود را بر همین مبنا انجام دهند.
شهرداری‌ها مجموعه‌های مردمی هستند که نتیجه عملکرد آن‌ها خیلی زود دربرابر دیدگان شهروندان قرار می‌گیرد و به صورت مستقیم بر کیفیت زندگی آن‌ها اثرگذار است، پس باید این حساسیت محل توجه دست اندرکاران امور قرار گیرد.