کرونا در همین مدت تأثیر‌های عجیبی بر زندگی ما گذاشته است که برخی از آن‌ها حتی پس از پایان احتمالی همه گیری هم پابرجا خواهد بود. دورکاری یکی از این تأثیرهاست که شاید همیشگی شود. برای اینکه واحد یا شرکت خود را به بهترین شکل دورکار کنیم و بالاترین بهره وری را داشته باشیم چه تغییراتی باید در ساختار مجموعه خود ایجاد کنیم؟
عماد پورشهریاری | شهرآرانیوز - بعد از کرونا شرکت‌هایی که دورکار بمانند بیشتر و بیشتر خواهند شد. در آینده نه چندان دور، داشتن یک فضای فیزیکی دیگر برای مجموعه‌های بسیاری الزامی نخواهد بود و تنها یک فضای اشتراکی ابری همه دفتر کار کسب وکارهاست. دورکاری هرچند برای همه حرفه‌ها ممکن نیست، برای شرکت‌های فعال در حوزه بازاریابی دیجیتال یا بخش‌های مرتبط با این حوزه یک چالش کاملا حل شدنی به شمار می‌رود. اما برای اینکه واحد یا شرکت خود را به بهترین شکل دورکار کنیم و بالاترین بهره وری را داشته باشیم چه تغییراتی باید در ساختار مجموعه خود ایجاد کنیم؟
به معنای واقعی دیجیتال شوید
شاید افسانه اجباری‌شدن حذف کاغذ در غول فناوری دنیا، مایکروسافت، را شنیده باشید. مهم نیست این نقل قول‌ها چقدر واقعی باشد. تنها مسیر ممکن همین راه است. یک مجموعه زنده و پویا در حوزه دیجیتال باید تا جای ممکن دیجیتال باشد. استفاده از ابزار‌های ارتباطی و مدیریت در بستر اینترنت برای شما که این فضا‌ها را به واسطه تخصصتان می‌شناسید، بسیار آسان‌تر از دیگر حرفه هاست. تنها کافی است کانال‌ها را برای همه کارکنان و اعضای تیم یکسان کنید. به عنوان مسئول یک واحد دیجیتال، ایجاد یک زیرساخت قدرتمند برای دسترسی همه اعضای تیم به فایل‌ها و مدارک موردنیاز وظیفه شما خواهد بود. علاوه بر این، باید ساختاری ایجاد کنید که در زمان‌های مشخص و موردنیاز، همه افراد تیم بتوانند با یکدیگر در ارتباط باشند.
یک برنامه ریز دقیق استخدام کنید
در دورکاری هیچ چیز سخت‌تر از مدیریت افراد نیست. اگر هر کسی بخواهد در هر زمانی که دوست دارد کاری را انجام دهد همه روز خود را باید پشت سیستم سپری کنید. اگر تاکنون در شرکت خود از حضور یک برنامه ریز حرفه‌ای استفاده نمی‌کردید الان وقت آن است که به فکر یک نیروی کارکشته در این حوزه باشید. البته می‌توانید یکی از اعضای تیم را برای این کار تعیین کنید، اما مدیر یا مسئول مجموعه تا جای ممکن باید از این نقش فاصله بگیرد. یک برنامه زیر حرفه‌ای کسی که است که به همه ساختار‌های شرکت شما آشنایی داشته باشد، دقت و تمرکزش مثال زدنی و تعهد کاری اش بیش از دیگران باشد. اگر کمی تکنیکال‌تر باشیم، برنامه ریز خوب کسی است که دستی بر همه حوزه‌های تخصصی موردنظر شما داشته باشد.
پیام رسان پیام رسان است
اگر برای مدیریت گروه خود از گروه‌های تلگرامی استفاده می‌کنید، همین حالا این کار را متوقف کنید. اگر هم در واتس اپ گروهی تشکیل داده اید، دورکاری تان از پای بست ویران است! این‌ها نرم افزار‌های پیام رسان سریع هستند نه مدیریت پروژه. البته تلگرام قابلیت‌های بیشتری دارد، اما در نهایت تنها کاری که برای شما انجام می‌دهد انتقال پیام است. تلگرام، واتس اپ و حتی ایمیل جز کند و سخت کردن کار‌ها نتیجه‌ای نخواهند داشت. برای مدیریت بهتر، از ابزار‌هایی استفاده کنید که مخصوص این کار طراحی شده اند. ترلو در این بین محبوبیت بیشتری دارد، اما آسانا قابلیت‌های بیشتری برای شما فراهم خواهد کرد. کار کردن با این فضا‌ها شاید ابتدا کمی سخت به نظر برسد، اما پس از آنکه به آن‌ها عادت کنید، ترک کردنشان دیگر به این راحتی نیست. حتی می‌توانید از نمونه‌های ایرانی مانند تسکولو استفاده کنید. مهم‌ترین معضل در استفاده از این نرم افزار‌ها سر باز زدن بعضی افراد تیم از استفاده از آن‌ها ست. متقاعد کردن آن‌ها وظیفه و هنر مدیر گروه است.
یک مجموعه واحد باشید
بهترین نتایج در شرکت‌های دیجیتال مارکتینگ معمولا از دور هم جمع شدن و هم فکری اعضا با یکدیگر حاصل می‌شود. اینکه تولیدکننده محتوای شما روحیات مدیر شبکه‌های اجتماعی را بشناسد یا گرافیست‌ها با خلقیات برنامه نویس‌ها آشنا باشند از حضور بیشتر افراد در کنار هم ممکن خواهد شد. دورکاری دقیقا خلاف این مسیر را طی می‌کند. تلاش کنید برای رسیدن به یک روح جمعی واحد فعالیت‌های فوق برنامه و البته از راه دور برای خودتان تعریف کنید. برای نمونه، می‌توانید یک فیلم را جدا از هم ببینید و در یک کنفرانس ویدئویی با هم آن را تحلیل کنید. یا موضوعات یا سوژه‌هایی غیرمرتبط و چالش برانگیز با کار را در قالب سؤال از اعضا بپرسید و اجازه بدهید همه در بحث شرکت کنند. علاوه بر این، تا جایی که می‌توانید، همه گفتگو‌ها برای همه اعضا قابل مشاهده باشد تا حواشی به حداقل برسد و همه از جزئیات فرایند‌های مجموعه مطلع باشند. اما به عنوان مسئول گروه، با تک تک اعضا در تماس باشید. تلاش کنید کمبود‌های آن‌ها را به ویژه در حوزه سخت افزار حل کنید.