یک بروکراسی انعطاف‌پذیر اثربخش و کارا ضمن تقسیم کار، تدوین دستورالعمل ها، تهیه مقررات و رویه ها، تعیین شرح وظایف و حدود اختیارات، بر اقتدار قانونی منطقی مستظهر به مشروعیت نظام اداره امور عمومی دلالت دارد و فقط در صورت ناکارآمدی و غیراثربخشی ناظر بر وصف منفی فساد اداری یا کاغذبازی، کرختی و رشوه گیری می‌شود وضع موجود و متضمن تصویری گویا از ناکارآمدی و غیراثربخشی ساختار نظام اداری در مدیریت شهری.
بدیهی است که در چنین وضعیتی، حکمرانی خوب شهری نیز با یک نظام اداری توانمند منعطف، چابک و اثربخش در مسیر خیر عمومی متصور نمی‌شود.
خروجی یک نظام اداری شایسته، تحقق پذیری حاکمیت قانون و اجرای بایسته و بهنگام قواعد موضوعه است. شهروندان انتظار دارند دستگاه اداری به شیوه‌ای چابک و سریع و سهل الوصول امور آن‌ها را روی ریل قانون و نه برمبنای سلیقه و قرین با اختیار بی حساب وکتاب تمشیت کند و آن گاه که شاخص‌های حاکمیت قانون به دلیل ناتوانی دستگاه بروکراسی، وضعیت قرمز را نشان می‌دهد، بی گمان راهبرد تأمین خیر عمومی پروژه‌ای نافرجام خواهد بود.
در این حالت، بافت و ساخت ناموزون و نامنسجم نظام اداری به یکی از موانع اصلی اجرای وظایف ذاتی و قانونی و به تبع آن نارضایتی شهروندان بدل می‌شود، به نحوی که قابلیت انتقال اثر سیاست‌های کلان به سطوح خرد سیستم غیرممکن و در مسیر‌های ارتباطی میان سیاست گذاران گسل و اختلال ایجاد می‌شود که یکی از اولین پیامد‌های آن اجرانشدن سیاست هاست.
پاسخ گو و مسئولیت پذیرنبودن چنان تأثیر بدی بر فرایند اجرای قوانین نهادی برجا می‌گذارد که اجرانکردن قانون به شکلی، نظام‌مند و گسترده می‌شود و به تدریج به امری معمول و نه چندان دور از انتظار تبدیل می‌شود و حتی مقام‌های اجرایی ضرورت چندانی برای توضیح یا توجیه دلایل اجرانشدن احساس نمی‌کنند.
نظام عریض وطویل، قوانین متکثر و مقررات متعدد و مصوبات ناهمگون و پراکنده و همچنین وجود نهادها، رویه‌ها و سامانه‌های موازی و هم پوشان سبب ناکامی سیاست گذاران و قانون گذاران در تنظیم و تمشیت امور و درنهایت عدم توفیق مجموعه مدیریت شهری شده است؛
بنابراین برخوردارنبودن از انسجام، هماهنگی، رسانایی و پاسخ گویی، اصلاحات نهادی را بیش از پیش ضرورت بخشیده و منجر به این شده است که رأس سیستم پیش از آنکه انبوهی از تکالیف سنگین و دشوار در اجرا را برعهده ساختار بگذارد، درباره ساختار بروکراسی در شهرداری تأمل کند و چاره‌ای برای انسجام و هماهنگی بیشتر بروکراسی بیندیشد.