به عقیده کارشناسان، شهرها به عنوان واحد‌های مستقل اجتماعی دارای حیات هستند و این حیات به معنی برخورداری از همه مؤلفه‌های زیستی از تولد تا رشد و حتی مرگ خواهد بود. تبلور زندگی در سیما و بطن شهرها، به عنوان واحد‌های مستقل اجتماعی، جدا از حکومت‌های سیاسی هر کشور به آن‌ها اجازه می‌دهد تا برای ادامه حیات و رشد خود در بخش‌های مختلف به دنبال کسب منافع مادی و معنوی شهروندان خویش باشند.
ارتقای سطح تعاملات شهرها با یکدیگر و با سازمان‌های ملی یا فراملی این موجودات زنده را در کسب چنین منافعی یاری می‌دهد. توسعه اقتصادی، گسترش تعاملات فرهنگی، رونق تجارت، معرفی ظرفیت‌های سرمایه‌گذاری، انتقال دانش و به اشتراک‌گذاری تجربیات، تبادل کارشناسان و... همگی از جمله منافعی هستند که شهرها از مسیر ارتباطات بین‌الملل و دیپلماسی شهری در پی کسب آن خواهند بود.
امروزه دیگر واژه دیپلماسی شهری (Urban Diplomacy) در رشته‌های روابط بین‌الملل، جامعه‌شناسی سیاسی، دیپلماسی و جغرافیای شهری و همچنین برای مدیران شهری اصطلاحی شناخته شده است. در تعریفی که ارائه شده است بر ۳ وجه تمایز دیپلماسی شهری از دیپلماسی دولتی تأکید می‌شود: اول اینکه دیپلماسی شهری یک هنر است؛ دوم اینکه کاربردی است و سوم اینکه در این دیپلماسی، هدف اصلی ملت‌ها هستند نه الزاما دولت‌ها، پس جدا از موضع‌گیری‌های رسمی و سیاسی حاکمیت، شهرها می‌توانند در پی کسب منافع خود در فضای بین‌الملل با یکدیگر تعامل داشته باشند.
در جهان امروز که دولت‌ها در کشور‌های پیشرفته برخلاف کشور‌های کمتر توسعه‌یافته به سوی کوچک‌تر شدن حرکت می‌کنند و درباره مسائل اساسی حیات، سیاست، فرهنگ و اقتصاد جامعه، از پایین به بالا تصمیم‌گیری می‌شود، شهردار‌ها و شورا‌های شهر به عنوان نماینده مستقیم افکار عمومی و اراده مردم، سعی در بهبود روابط ملت‌ها با یکدیگر دارند.
باید پذیرفت که اصولا ملت‌ها با یکدیگر مشکلی ندارند؛ بلکه این دولت‌ها هستند که لایه‌های مختلف نظامی، اقتصادی، امنیتی و ایدئولوژیکِ خاصی را نمایندگی می‌کنند و به دلیل تعارض منافع با یکدیگر منازعه و رقابت دارند؛ اما شهرداری‌ها به‌عنوان برگزیده و نماینده مستقیم مردم الزاما حافظ منافع حزب و دولت حاکم نیستند و می‌توانند بین کشور‌هایی که دول آن‌ها با یکدیگر مشکل دارند، نقش مهمی در بهبود و افزایش مناسبات سازنده اقتصادی، فرهنگی، علمی و... ایفا کنند.
شهرها از گذشته بسیار دور تا‌کنون نقش مهمی در دیپلماسی و روابط بین‌الملل داشته‌اند. در دنیای غرب، دولت-شهرها یکی از نخستین سرچشمه‌های بروز دیپلماسی در عرصه شهر بوده‌اند. در دوره مدرن نیز به دنبال ظهور فرایند جهانی شدن، شهرها نقش بیشتری را در ارتباط با روابط بین‌الملل بر عهده گرفتند. در واقع در فرایند جهانی شدن، جابه‌جایی کالا، خدمات، مردم، اندیشه‌ها و موارد دیگر در سایه دیپلماسی رونق گرفته است.
علاوه بر این باید به نقش تمرکززدایی در پیدایش دیپلماسی شهری و قدرت یافتن آن اشاره کرد. در بسیاری از نقاط جهان (به خصوص جهان توسعه‌یافته) شهرها نقش مستقلی را در ارتباط با امور مالی، سیاسی و خدماتی بر عهده گرفته‌اند. با تمرکززدایی از حکومت‌های مرکزی، شهرداری‌ها با فضای گسترده‌ای برای برقراری ارتباط با شهر‌های دیگر کشور‌ها روبه‌رو شده‌اند. در همین راستا می‌توان بازیگران اصلی دیپلماسی شهری را شامل شهرداران، نمایندگان حکومت‌های محلی، سازمان‌های غیردولتی، انجمن‌های مدیریت شهری، شهروندان و... دانست. برندینگ، خواهرخواندگی‌ها، قرارداد‌های بین‌المللی، حضور و برگزاری نشست‌ها و جشنواره‌های بین‌المللی و... از جمله ابزار‌های یک شهر برای حضور در عرصه بین‌الملل‌اند.