از آنجایی‌که شروع کسبوکارهای کوچک یا فریلنسری بسیار ساده است، صاحبان آن‌ها بیشتر اوقات فراموش می‌کنند مانند هر کسب‌وکار دیگری برای مدیریت کسب‌وکارشان برنامه‌ریزی کنند، از ابزارهای مناسب استفاده کنند و کسب‌وکار خود را توسعه دهند. در این مقاله، ما طیفی از نرمافزارها که منجر به ساده‌تر شدن فعالیت‌های شما می‌شوند معرفی می‌کنیم.
به گزارش
شهرآرانیوز، اگر
کسب‌وکار خود را به صورت فردی اداره می‌کنید از ابزارهایی که در ادامه مطرح خواهیم کرد استفاده کنید تا بازدهی خود را به حداکثر برسانید و اگر به صورت تیمی کار می‌کنید این ابزارها را به همکاران خود نیز معرفی کنید تا مدیریت کسب و کار خود را آسان تر کنید.
ابزارهایی برای مدیریت زمان
برای فریلنسرها انجام به موقع کارها از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است و با این‌که آن‌ها هیچ محدودیتی از لحاظ زمانی برای انجام کار خود ندارند، اما از طرفی هم باید برنامه‌ریزی داشته باشند تا زمان هدر رفته‌ی آن‌ها به کمترین میزان خود برسد. البته برنامه‌ریزی و مدیریت زمان نه تنها برای فریلنسرها بلکه برای هر کسی که به دنبال دریافت بازدهی از زمان خود است موردنیاز می‌باشد.
پومودورو(pomodoro)
تکنیک پومودورو یکی از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان است که اکثر فریلنسرها از آن برای افزایش تمرکز و دقت خود استفاده می‌کنند. این تکنیک سال‌ها پیش توسط یکی از دانشجویان دانشگاه رم که به دنبال افزایش بازدهی خود در انجام کارهایش بود کشف شد. در آن زمان او با استفاده از کاغذ، خودکار و تایمر آشپزخانه این کار را انجام میداد، اما امروزه به سادگی می‌توانید از نرم‌افزار آن استفاده کنید.
این تکنیک بسیار ساده است، شما زمانی که شروع به کار می‌کنید باید تسک‌های خود را به صورت مرتب همراه با اولویت‌های‌شان یادداشت کنید. سپس از اولویت یک شروع به کار کنید، این نرم‌افزار به شما ۲۵ دقیقه وقت خواهد داد تا تسک خود را انجام دهید و سپس زنگ به صدا در می‌آید و حدود ۵ دقیقه می‌توانید استراحت کنید. به محض این‌که ۵ دقیقه تمام شد زنگ دوباره به صدا درمی‌آید و می‌توانید تسک قبلی را تمدید کنید و یا تیک آن را بزنید و تسک بعدی را شروع کنید. در نهایت پایان روز می‌توانید تعداد ساعات مفید روز کاری خود را اندازه‌گیری کنید.
مومنتوم(momentum)
مومنتوم جذاب‌ترین و کاربرپسندترین افزونه‌های مدیریت زمان است. این برنامه اطلاعات فوق‌العاده‌ای راجع به زمان، وضعیت آب‌وهوا و فهرست کارهای روزانه را نشان می‌دهد. تیک هر تسک را که علامت زدید از فهرست کارها حذف شده و آن را در لیست کارهای فردا نخواهید دید. هر بار که این برنامه را باز کردید شما را با یک تصویر زمینه زیبا شگفت‌زده می‌کند.
بهترین ویژگی مومنتوم این است که تسک‌هایی که در پایان روز برای انجام آن‌ها وقت پیدا نکردید، برای فردا نمایش می‌دهد. بنابراین هیچ کاری را فراموش نخواهید کرد. این افزونه برای کروم است و اگر از مرورگرهای دیگری استفاده می‌کنید پومودورو را نصب کنید که عملکردی شبیه به آن دارد و کمک زیادی به مدیریت کسب و کار شما ارائه خواهد کرد.
رسکیوتایم (RescueTime)
رسکیوتایم را می‌توان یکی از جامع‌ترین نرمافزارهای مدیریت زمان دانست. با استفاده از این نرم‌افزار شما قادر خواهید بود مدت زمانی را که پشت کامپیوتر صرف کرده‌اید پیدا کنید. علاوه بر این، می‌توانید تجزیه و تحلیل نیز انجام دهید و ببینید بیشترین زمان خود را در کدام سایت صرف کرده‌اید. زمانی‌که شما پی بردید بیش از ۱۰ ساعت را در فیسبوک سپری می‌کنید، راحتتر می‌توانید مدیریت زمان برای استفاده از آن را شروع کنید.
تاقل(toggl)
یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت زمان است که به کاربران امکان پیگیری زمان صرف‌شده‌شان روی یک پروژه را نشان می‌دهد. این نرم‌افزار به راحتی بین تسک‌های مختلف سوییچ می‌کند و مدت زمانی را که برای هر یک صرف کرده‌اید اندازه‌گیری می‌کند و سپس روی یک فایل پی دی اف گزارشات نهایی را به شما ارائه می‌کند.
از مزیت‌های تاقل می‌توان به این مورد اشاره کرد که می‌توانید همه‌ی دستگاه‌های‌تان را به هم متصل کنید و به وسیله‌ی آن کل زمان سپری شده تان برای کارهای مختلف را اندازه‌گیری کنید. با نموداری که این برنامه در اختیار شما قرار خواهد داد متوجه خواهید شد که چه مقدار از زمان خود را صرف کارهای بیهوده می‌کنید و بدین ترتیب می‌توانید بهتر آن‌ها را زمان‌بندی کنید.
اورنوت(Evernote)
امروزه همه‌ی ما به خوبی می‌دانیم که ایده‌ها به صورت ناگهانی به ذهن خطور می‌کنند، اما واقعیت آزاردهنده‌ای که وجود دارد این است که مغز به هیچ‌وجه قابل اعتماد نیست و فراموشی به راحتی اتفاق می‌افتد. در جهان امروز ما با مقدار زیادی از اطلاعات مواجه هستیم و برای به خاطر داشتن این همه اطلاعات مجبوریم که از ابزارهای کمک کننده استفاده کنیم. اورنوت یکی از ابزارهای بسیار محبوب است که به شما کمک می‌کند تا بتوانید اطلاعات‌تان را ذخیره کرده و بعدا از آن‌ها استفاده کنید.
ابزارهایی برای مدیریت کسب و کار و هماهنگی‌های تیمی
ترلو (trello)
یکی از پراستفاده‌ترین نرمافزارهای مدیریت پروژه‌های گروهی ترلو است. ترلو قابلیت‌های مختلفی دارد از جمله: تعریف یک پروژه، تعیین اعضای مختلف برای پروژه‌های مختلف، تعیین لیست کارها، امکان آگاهی اعضای پروژه از نحوه پیشرفت کارها.
ترلو را به عنوان یک وایت‌برد در نظر بگیرید. هر برد که به این مکان اضافه می‌کنید یکی از پروژه‌ها است. حال می‌توانید اعضای پروژه را از طریق یوزرنیم‌شان به پروژه‌ی موردنظر اضافه کنید. داخل برد مربوطه می‌توانید لیست کارها را معین کنید، برای هر لیست کامنت بگذارید، تصویر ضمیمه کنید و حتی می‌توانید اعضا را منشن کنید.
یکی از مهم‌ترین مشکلات فریلنسرها با صاحبان پروژه زمانی ایجاد می‌شود که کارفرما از روند پشرفت کار بی‌‌خبر است. او هیچ تقصیری ندارد زیرا ندیده است که شما چندین ساعت از زمان باارزش خود را صرف پروژه‌ی وی کرده‌اید، بنابراین ممکن است در پایان پروژه رفتار صحیحی از خود نشان ندهد. ترلو به شما این امکان را می‌دهد که به صورت حرفه‌ای کارفرما را از روند کار خود باخبر سازید و به او نشان دهید که فوقالعاده بودن پروژه‌ی او نهایت خواسته‌ی شما است.
پاکت(pocket)
نرم‌افزار pocket که احتمالا شما نیز با آن آشنا باشید یکی از نرم‌افزارهایی است که برای ذخیره کردن اطلاعات به کار برده می‌شوند که اکنون آمادگی خواندن آن‌ها را ندارید. به عنوان مثال، شما می‌توانید زمانی‌که به اینترنت دسترسی دارید محتواهایی را در این برنامه ذخیره کنید سپس زمان‌هایی که به اینترنت دسترسی ندارید می‌توانید از آن‌ها بهره‌مند شوید. این برنامه برای اشتراک‌گذاری محتوا بین اعضای تیم هم خیلی مفید است و مدیریت کسب و کار گروهی شما را آسان‌تر می‌کند.
مایندمستر(MindMeister)
مطمئنا تاکنون با کشیدن نقشه‌ی ذهنی و اهمیت وجود آن، چه برای تحول فردی و چه تحول سازمانی آشنا شده‌اید. اگر در این مورد چیزی نمی‌دانید می‌توانید از طریق این لینک اطلاعات کافی را بدست بیاورید. اما این‌جا من به صورت خلاصه توضیحی راجع به آن می‌دهم. نقشه‌ی ذهنی مجموعه‌ای از دیاگرام‌ها است که فعالیت‌ها و ایده‌های شما را نشان می‌دهد، حتی شما با قلم و کاغذ نیز می‌توانید آن را ترسیم کنید اما برای خلاقانه‌تر شدن این نقشه برخی نکات را باید رعایت کنید که این موارد در نرم‌افزار به صورت پیش‌فرض وجود دارد. علاوه بر این، شما می‌توانید این نقشه را با دوستان خود به اشتراک بگذارید و طوفان مغزی روی آن‌ها را شروع کنید.
اسکایپ(skype)
اسکایپ به شدت متناسب با کارهای گروهی است، از طریق این نرم‌افزار قادر خواهید بود به راحتی روی پروتکل اینترنت با اعضای تیم و یا مشتریان خود تماس بگیرید. بهترین مزیت اسکایپ این است که می‌توانید همزمان با چند نفر در تماس باشید.
ابزارهایی برای مدیریت رسانه‌های اجتماعی
بافر(buffer)
شما به عنوان یک فریلنسر نیاز خواهید داشت که به طور مرتب شبکههای اجتماعی خود را بروز کنید. اما استفاده صحیح از شبکههای اجتماعی وقت بسیاری را از شما خواهد گرفت. از طریق این سایت قادر خواهید بود به سادگی شبکههای اجتماعی فیسبوک، توییتر، لینکدین و گوگل پلاس خود را مدیریت کنید. شما می‌توانید یک پست را برای فردا در فیسبوک و همان را برای هفته بعد در لینکدین زمان‌بندی کنید. ویژگی‌هایی که بافر به شما ارائه می‌کند علاوه بر راحتی کمک می‌کنند پست‌های شبکههای اجتماعی شما منظم، غیرتکراری و موثرتر باشند.
میل‌استورم(mailstrom)
میل‌استورم ابزاری برای مدیریت صندوق ایمیلی شما است. با استفاده از این ابزار فقط با چند کلیک می‌توانید صندوق خود را تمیز کنید. میل استورم نه تنها به شما کمک می‌کند تا از خبرنامه‌های غیرضروری لغو اشتراک بدهید، بلکه ایمیل‌هایی را که اسپم هستند جداسازی کرده و صندوق شما را مرتب نشان می‌دهد. یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های این ابزار این است که نشان می‌دهد تاکنون از یک اکانت چه تعداد ایمیل دریافت کرده‌اید.
هوت‌سوییت(Hootsuite)
همان‌طور که گفتیم استفاده از شبکههای اجتماعی امری ضروری برای مدیریت کسب و کار ها محسوب می‌شود. هوت‌سوییت نیز یکی دیگر از ابزارهای موثر برای مدیریت شبکههای اجتماعی شما است. پس از عضویت در این شبکه می‌توانید پروفایل دیگر شبکههای اجتماعی خود را نیز به آن معرفی کنید و تنها به وسیله‌ی این ابزار کلیه‌ی شبکههای اجتماعی دیگر و پست‌هایی که در آن‌ها ارسال می‌شوند را مشاهده کنید.
ابزارهایی برای مدیریت مالی
مینت(mint)
مدیریت بودجه‌ی شخصی برای هر کسی ضروری است، اما این الزام برای فریلنسرها چندین برابر است. فریلنسرها چون درآمد مشخصی ندارند این احتمال وجود دارد که اگر به طور صحیح برنامه‌ریزی نکنند دچار مشکلات بزرگی شوند.
مینت یک ابزار فوقالعاده محبوب برای افرادی است که به دنبال مدیریت پول‌های خود هستند، این برنامه رابط کاربری زیبایی دارد. اگر بخواهیم فقط یک ابزار برای مدیریت بودجه‌تان معرفی آن ابزار مینت است. این ابزار با استفاده از نمودارها و چارت‌های گرافیکی میزان بودجه و خرجی‌های شما را نشان می‌دهد.
فرشبوکس(freshbooks)
فرشبوکس به میلیون‌ها صاحب کسب‌وکار کمک می‌کند تا به صورت روزمره به کارهای حسابداری و فاکتورهای خود رسیدگی کنند. با استفاده از این ابزار شما وقت کافی خواهید داشت تا کارهای مهمتری را انجام دهید و کارهای حسابداری و پرداختی‌های شما را این ابزار خودش انجام خواهد داد و بدین ترتیب قدم بزرگی برای مدیریت کسب و کار خود برخواهید داشت.
حسابیت(Hesabit)
همان‌طور که اشاره کردیم رسیدگی به حساب‌های مالی و بودجه‌بندی زمان بسیاری را از شما به عنوان یک فریلنسر می‌گیرد. به علاوه اگر تعداد پروژه‌های شما زیادتر باشد ممکن است بین اعداد و ارقام گیر بیفتید و نتوانید به صورت دقیق به آن‌ها رسیدگی کنید و مرتکب اشتباهات بزرگی شوید. حسابیت همانند فرشبوکس به کسبوکارهای کوچک کمک می‌کند تا فاکتورهای حرفه‌ای و آنلاین ایجاد کنند، پرداختی‌ها و دریافتی‌های حساب‌ها را بررسی کرده و در صورتی که پرداختی‌های شما به تعویق افتاد آن را به شما اطلاع می‌دهد.
ابزارهایی برای مدیریت ارتباط با مشتری
زوهو(zoho)
ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری اغلب برای شناسایی، ترغیب، گسترش، حفظ و ارائه‌ی خدمات بهتر به مشتریان به کار می‌روند. در صورتی که شما دید مناسبی نسبت به بازار و مشتریان بالقوه‌ی خود نداشته باشید مطمئنا دچار مشکلاتی که باعث از بین رفتن بسیاری از کسب‌وکارها می‌شوند خواهید شد. برای مدیریت ارتباط با مشتری از نرمافزارهای مختلفی می‌توانید استفاده کنید، یکی از بهترین نرمافزارها برای این کار زوهو است که ویژگی‌های مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
نرم‌افزار زوهو بر بهبود ارتباط با مشتری، بازاریابی و فروش مؤثر بوده، فرآیند یافتن مشتری جدید را سریع تر و آسان‌تر کرده و فرآیندهای اضافی فروش را کاهش می دهد.
استریمر اپ (Streamer App)
استریم اپ نیز یکی دیگر از ابزارهایی است که به کسبوکارهای کوچک نه تنها در مدیریت ارتباط با مشتری بلکه بسیاری دیگر از جنبه‌های حیاتی موثر است. این جنبه‌های حیاتی می‌توانند تجزیه و تحلیل ترافیک، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت پروژه و … باشند. استریم اپ به شما کمک می‌کند همه‌ی موارد گفته شده را یک‌جا، آسان و سریع مدیریت کنید.
نتیجه‌گیری: ابزارهای ضروری برای مدیریت کسب و کار
تعداد ابزارهایی که برای مدیریت کسب و کار خود استفاده می‌کنید به هیچ‌وجه مهم نیست؛ آنچه که اهمیت دارد این است که شما ابزارهایی که واقعا متناسب با شرایط کاری شما هستند و بیش از به بقیه به راحت شدن مدیریت کسب و کار تان کمک می‌کنند را پیدا کنید و به صورت بهینه از آن‌ها استفاده کنید. یک راه ساده این است که مدت زمانی را با ورژن رایگان هر کدام از ابزارها کار کنید، در پایان خودتان پی خواهید برد که کدام نرم‌افزار بیش از بقیه به شما کمک می‌کند.