فرایند تحویل مدیریت شهری

این روز‌ها اعضای شورا‌های اسلامی شهر در سراسر کشور، بیشتر کلامشان رنگ گزارش عملکرد دارد و بوی خداحافظی می‌دهد؛ امری که طبیعی است. به هرحال وقتی یک مجموعه مدیریتی می‌خواهد امور را به گروه دیگری تحویل دهد، باید توصیف مناسبی از وضعیت موجود برای صاحبان اصلی امور که همانا مردم هستند، داشته باشد و شفاف و صادقانه رسانه‌ها و آحاد جامعه را از چگونگی اوضاع باخبر کند.

حالا اینکه گزارش‌هایی که ارائه می‌شود، چقدر صحیح، به دور از اغراق و نگاه تبلیغاتی است -هرچند در جای خود اهمیت دارد- موضوع بحث ما نیست. غرض از بیان این مقدمه، اشاره به این نکته است که تحویل عرصه گسترده‌ای از یک مجموعه مدیریتی به عنوان امانتی ارزشمند به گروه بعدی (که براساس روالی قانونی اختیارات را در دست می‌گیرند) کاری است مهم و جدی که باید طبق فرایندی دقیق، علمی، اصولی، منطقی و مبتنی بر اسناد مثبته صورت پذیرد.

هرقدر فرایند انتقال تجربیات، اسناد اداری و مالی، امور امانی و پیمانی و سایر موضوعات و مسائل مربوط به شهرداری‌ها با دقت بیشتر و طی فرایندی تعریف شده و پذیرفتنی صورت پذیرد، اشراف بر امور و اداره آن برای گروه جدید آسان تر، با هزینه‌های کمتر و با صرفه جویی درخورتوجهی در زمان، خواهد بود؛ موضوع مهمی که در حوزه آن، کاستی‌های فراوانی در نظام اداری کشور داریم. شاید غیر از چند فرم ساده که برای تحویل مدیریت در سازمان‌های ما (آن هم بیشتر از نظر مسائل مالی) تعریف شده است، برای این امر مستندات جدی و هدایتگری نداشته باشیم. سوال اساسی اینجاست که فرایند تحویل مدیریت (حالا چه در حوزه مدیریت شهری و چه در سایر حوزه‌های مدیریتی) چقدر زمان لازم دارد؟ چگونه باید صورت پذیرد؟ نقش‌ها و وظیفه‌های تحویل دهنده و تحویل گیرنده چیست؟

مستندسازی و تجربه نگاری باید چگونه و در چه زمینه‌هایی انجام شود؟ فهرست مهم‌ترین تهدیدها، فرصت ها، چالش ها، محدودیت‌ها و ضعف‌ها و قوت‌های سیستم چیست و خلاصه اینکه باید سرنخ تمامی مسائل و موضوعات برای دست اندرکاران تازه وارد، مشخص و شفاف شود. این وظیفه هرچند بسیار مهم و اساسی است و به عنوان آخرین مسئولیت هر مدیر مطرح است، در کشور ما چندان به آن توجه نمی‌شود یا مراحل آن به صورت کامل و اثرگذار طی نمی‌شود. به نظر می‌رسد باید هر سازمان به اقتضای شرایط خود و چگونگی فرایند انتصاب و جابه جایی مدیرانش، برای این امر مهم برنامه و محتوای علمی و کاربردی داشته باشد.