روابط عمومی؛ از اطلاع‌رسانی تا اطلاع‌یابی

در عصر ارتباطات و در دورانی که به واسطه گسترش شبکه‌های اجتماعی، فرایند اطلاع‌رسانی و پخش اخبار به طور چشم‌گیری سریع‌تر شده است، حجم زیادی از اطلاعات در سطح جامعه منتشر می‌شود که در بعضی موارد، برخی از آنها غلط و جعلی هستند. در چنین شرایطی، یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که می‌تواند در آگاهی‌بخشی صحیح، دقیق، شفاف و سریع نقش مؤثری داشته باشد و پیرامون فعالیت‌های سازمان‌ها، اداره‌ها و دستگاه‌های مختلف روشنگری کند، واحد «روابط عمومی» در هر مجموعه است. نام‌گذاری ۲۷ اردیبهشت‌ماه به عنوان «روز ارتباطات و روابط عمومی»، فرصت خوبی است تا به این بهانه، با یادآوری نقش و جایگاه حرفه روابط عمومی، بر چند نکته تأکید کنیم:

روابط عمومی‌ها، تریبون و رکن اطلاع‌رسانی سازمان‌ها هستند؛ اخبار آنها را پوشش می‌دهند؛ خدماتشان را منعکس می‌کنند و در راستای تنویر افکار عمومی گام می‌بردارند. اگر این اقدامات صادقانه، خلاقانه و مبتنی بر اصول علمی انجام شوند، ضمن آگاهی‌بخشی به شهروندان، به اعتمادسازی، اقناع افکار عمومی و گسترش رضایت مردم منجر خواهند شد. از این منظر می‌توان گفت روابط عمومی‌ها، نقش بسیار پُررنگی در تقویت سرمایه اجتماعی به عهده دارند.

وظایف روابط عمومی‌ها به اطلاع‌رسانی درباره خدمات سازمان‌ها محدود نمی‌شود. «اطلاع‌یابی از نیاز‌ها و خواسته‌های شهروندان»، رسالت مهم دیگری است که روابط عمومی‌های نوین، باید آن را در زمره سرفصل‌های اصلی وظایف خویش قرار دهند. در این مسیر، آنها می‌توانند در جایگاه یک بازوی مشورتی برای مدیران سازمان، مطالبات و دغدغه‌های مردم را رصد کنند؛ از آنها اطلاع یابند و موارد شناسایی شده را به مسئولان امر انتقال دهند. همچنین، به صورت نظام‌مند و برنامه‌ریزی شده، پُلی ارتباطی میان مدیران سازمان و شهروندان برقرار کنند تا تعاملی دوسویه بین آنها شکل بگیرد و همدلی مورد نیاز تقویت شود.

روابط عمومی‌ها برای اینکه بتوانند وظایفشان را به خوبی انجام دهند و به اهدافشان نائل شوند، باید ارتباط و همکاری سنجیده و مؤثری با رسانه‌ها برقرار سازند. از این طریق، می‌توانند از ظرفیت آنها برای انتقال پیام‌های مدنظرشان و آگاه‌سازی مردم استفاده کنند. البته در این‌باره، باید توجه داشت رسانه‌ها ابزار تبلیغ سازمان‌ها نیستند.

در ادامه حتما بخوانید ملزومات فعالیت رسانه‌ای اثربخش

آنها از حق انتقاد برخوردارند و همه افرادی که مخاطب نقد‌ها هستند، باید خود را ملزم بدانند از انتقاد‌های سازنده رسانه‌ها استقبال کنند. بنابراین، یک روابط عمومی حرفه‌ای، نقد‌های صادقانه و دلسوزانه وارد به سازمان را می‌پذیرد. در واقع، خود را در جایگاه توجیه‌گر چشم و گوش بسته تمام اقدامات سازمان قرار نمی‌دهد یا از تصمیم‌ها و عملکرد‌های اشتباه مدیران بالادستی دفاع نمی‌کند؛ بلکه خود را موظف می‌داند در موضع مدافع حقوق مردم و امین سازمان، انتقادات منصفانه را به عنوان هدیه‌ای از جانب اصحاب رسانه، به مسئولان مربوطه منتقل کند. این امر قطعا موجب اصلاح و بهبود عملکرد سازمان خواهد شد.

اگر می‌خواهیم روابط عمومی‌ها نقش اساسی و مهم خود را به خوبی ایفا کنند، باید چالش‌ها و دغدغه‌های افراد فعال در این حوزه را بیش از پیش مورد توجه قرار دهیم و تدابیر لازم را برای حل و رفع آنها اتخاذ کنیم. موضوع‌هایی از قبیل ضعف در ساختار تشکیلاتی، محدودیت نیروی انسانی، کمبود منابع مالی و وجود نگرش‌های غیرتخصصی به حرفه روابط عمومی، چالش‌هایی هستند که در برخی سازمان‌ها، کارکنان حوزه روابط عمومی با آنها درگیر هستند. به اعتقاد نگارنده، در دنیای امروز، هر سازمانی که بخواهد در دستیابی به اهدافش موفق‌تر باشد، باید شرایط مناسب را برای تقویت و توانمندسازی روابط عمومی مجموعه‌اش فراهم کند.